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5S活動にITを<② デジタルドルフィンズ>文書管理や図面管理をものづくりの現場で活用!

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5S活動に取り組まれる企業様は多くありますが、
明電商事では5S活動で役立つITソリューションを取り扱っております。
今回は文書管理システム(図面管理)デジタルドルフィンズを使った5Sの推進を紹介させて頂きます。

前回の「5S活動にITを<① i-Reporter>」記事はこちら!


 



1.5Sとは 

5Sとは、
「整理・seiri」「整頓・seiton」「清掃・seisou」「清潔・seiketu」「躾(しつけ)・shitsuke」
という言葉をローマ字で書いた際、
頭の文字が全て S で始まることから「5S活動」と名付けられました。

本来は、生産効率を高めるために、製造業で「3S(整理・整頓・清掃)活動」を行っていた流れに「2S(清潔・躾)」を加えられたもので、
「日本発の知恵」としてアジアを中心に広く活用されています。



「整理」:必要な物と不要な物を区別し、不要なものは処分する
「整頓」:必要な物が誰でもすぐ取り出せ、探す無駄を省く
「清掃」:身の回りの物や職場の中のゴミ、汚れのない状態にする
「清潔」:整理、整頓、清掃を確実に実行して、清潔な状態を維持する
「躾」 :職場のルールや規律を継続して正しく実行できるよう習慣づける



発祥は定かではないですが、製造業では「5Sは仕事の基本」とされています。




2.5Sの目的とデジタルドルフィンズ 

5Sの最大の目的は端的に言うと「無駄の削減」となります。

ITソリューションでは、
「探す無駄」「選択の無駄」「作業の無駄」「スペースの無駄」
といったものを主に改善します。

例えば探すということにスポットをあてると2017年にコクヨ社が行った調査では、
1人当たりの書類を探す時間は1日平均約20分だったそうです。
これを1年間に換算すると約80時間となり、10日分の業務に相当します。

こういった無駄を実際に削減していくことが企業の生産性向上につながっていきます。

デジタルドルフィンズは大阪の町工場から生まれた文書管理システムで、
元々ものづくり企業として「3S」や「5S」数十年続けられています。

その一環として製造業の現場で生まれた、とても使いやすい文書管理・図面管理のための
システムが今回ご紹介する「デジタルドルフィンズ」になります。


3.デジタルドルフィンズで実現できる6つのこと 

① 書類探しと顧客対応のスピードアップ

「デジタルドルフィンズ」があれば、画面を開いて検索項目に会社名や書類名、
図面番号等を入力して検索するだけで必要なときにすぐ書類を取り出せるようになります。

書類探しのムダ時間がなくなり、コストが削減。
さらに顧客対応がスピードアップし、顧客満足の向上にもつながります。

② 書類の保管スペースの削減

書類を保管するにもコストがかかりますし、紙は重なってくると非常に重いですが
電子化を行うことで保管スペースの削減に繋がります。

ファイル棚の図面、引き出しの書類、ファイルサーバーのデータなど、
職場に散乱する書類すべてを一元管理できます。

さらにデジタルドルフィンズには、紙書類の電子化を強力に支援する
『自動登録機能』『自動文字認識機能(OCR)』『全文検索機能』があります。

③ 工場で最新版の図面を見る

紙で管理すれば工場から事務所へ図面を取りに行ったりコピーしたりと手間がかかりますが、
デジタルドルフィンズはタブレットにも対応しております。

ペーパーレス化していつでも最新の図面を取り出せるようになります。

④ フォルダ管理からの解放

デジタルドルフィンズでは、フォルダ階層を意識する必要がありません。
書類名や会社名などの自由な条件で串刺し検索できます。
たった2クリックで目的の書類にたどり着くことができ、誰でも同じルールで書類を登録・検索できます。

そのため、ファルダ階層を意識したり考える必要がないので電子データを簡単に保管できます。
また、ルールが簡単なので社内の誰もが情報共有に取り組めます。

⑤ 外出先から社内の書類を見る

社外からでも欲しい情報を直ぐに検索して取り出せることで、強力な営業ツールにもなります。

社内の担当者に問い合わせることなく、
お客さまの目の前で実際の資料を見せて説得力のある提案をすることができますし、
資料を忘れるといったポカミスの防止や提案がズレていた際にも、その場で提案のリカバリーが可能となります。

⑥ テレワークの生産性を向上

デジタルドルフィンズは、テレワークにも活用できます。
自宅からもデジタルドルフィンズを使用でき、自宅にいながら会社のあらゆる書類を瞬時に探せることで
自宅等でのテレワーク業務の生産性向上にも貢献します。

※VPN(仮想プライベートネットワーク)の設定が必要です。
 VPN自体の構築も別途承りますのでお気軽にご相談ください。

 



4.ソフトの導入に終わらない4つの導入サポートで文書管理を成功に導きます! 



1.文書管理コンサルティンング

文書管理オリエンテーション
:なぜ文書管理が必要か・どのように文書管理を進めていくべきか?
 文書管理の法品についてご説明します。

文書の棚卸し
:要る書類と要らない書類を洗い出し、整理します。
 どんな書類が要らないか?といったこともご説明します。

文書管理のルール構築
:だれがいつ、どの段階で書類を登録すべきか?図面はどの状態で登録すべきか?などなど、
 お客様の実際のワークフローに併せて、ルール構築をお手伝いします。

2.導入教育

一般使用者向け教育
:書類のスキャンから入力・検索の仕方まで、社内ですぐに使い始められるように説明を行います。

管理者向け教育
:管理者向けの設定や運用方法を説明いたします。

3.再教育

ルールの見直し
:しばらくお使いいただいてから、改めて使用状況をヒアリングさせていただきます。
 書類の登録ルールが原因で文書管理が定着していない場合は、ルールの見直しを行います。

アフターフォロー
:使いこなし等が原因で文書管理が定着していない場合は、再教育を行います。

4.安心のサポート体制

情報資産を守る、万全のデータバックアップ
:自動でデータのバックアップを取ります。
 さらにバックアップ失敗を防ぐため、バックアップ状態を自動で監視します。
 システム担当者さまの手を煩わせることなく、常にデータが保全されます。

業務をストップさせない!故障時サーバー無償貸出
:サーバーが故障した場合でもお客様の業務をストップさせないよう、
 代替のサーバーを無償で貸出しいたします。

瞬時に解決!リモートサポートサービス
:インターネット経由でお客様のPCを直接メンテナンスさせていただくことも可能です。
 電話やメールでのやり取りよりも的確に、ご訪問するよりも迅速に問題解決いたします!



5.まとめ 

5Sの中での3Sである整理、整頓、清掃に重要なポイントとして「モノが少ないこと」がありますが、
オフィス(工場)内で嵩張る紙を電子化して管理することで「探す時間」の削減やモノの管理に大きな効果を発揮できます。

 文書管理や図面管理の電子化や会社の5Sを強化したいと検討される際は是非とも明電商事にお問い合わせ下さい!

製品ページは<こちら>です!!

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