1. HOME
  2. お役立ち情報
  3. Blog
  4. 電子帳簿保存法とは

お役立ち情報

電子帳簿保存法とは

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

コロナ禍による在宅ワークやDXの推進の中でペーパーレス化(電子化)も企業の懸案事項になっています。
ペーパーレス化(電子化)を進めていくにあたって電子帳簿保存法のことを耳にする機会も多いと思いますが
今回は電子帳簿保存法について紹介させて頂きます。


弊社でご紹介している電子契約サービス<NINJA SIGN>はこちらより!

 


1.電子帳簿保存法とは? 

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿類や証憑類の全部、または一部を電子データで保存することを認めた法律になります。
紙ではなく電子データによる書類の保存を容認することで原本の紙の書類を破棄でき、
帳簿管理の負担の軽減やペーパーレスの推進を目的に制定されました。

1998年の電子帳簿保存法成立から数回の法改正によって適用要件が緩和されてきたことや
電子契約のクラウドサービス等が普及してきたことで近年では導入される企業が増加してきています。

※適用を受けるためには事前に税務署の承認を受ける必要があります。

また、2020年10の法改正では電子取引において改ざん出来ない状態であれば
電子データそのものが税務上の証明として認められるようになりました。



2.電子帳簿保存法で認められている保存方法 

電子帳票保存法成立時は最初から電子データで作成されたものしか認められていませんでしたが、
今では紙媒体からスキャンしたものやデジカメやスマホで撮影したデータも有効となっています。

電磁的記録による保存

書類をPCで作成し、印刷せずにサーバーやCVD等の媒体に保存する。

COMによる保存

書類をPCで作成し、COM(電子計算機出力マイクロフィルム)に保存する。

スキャナー等(デジカメ・スマートフォン)による保存

紙の書類をスキャンや撮影によってデータとして保存する。


3.電子保存できる/できない書類 

電子データとして保存が認められているものは以下となります。

<電子保存できる書類>
電子データとして保存が認められているものは以下となります。

帳簿

現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳、売上・仕入帳等

決算関係書類

貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算に関する書類

その他の証憑類

契約書、請求書、見積書、注文書、領収書(レシート)、契約の申込書、納品書、検収書



<電子保存が認められていない書類>
電子データによる保存が認められていないものもあり、それが以下となります。

手書きで作成した仕訳帳、総勘定元帳等の主要簿

手書きで作成した請求書の写しや補助簿

取引先から受け取った請求書

 



4.電子帳簿保存法の4つのメリット 

電子帳簿保存法を適用し、電子データとして保存することのメリットを紹介します。

① 保管スペースがいらない

税務上は帳簿書類の保管が7年間と義務付けられていることもあり
紙の書類では保管スペースを確保するだけでも大変です。

電子データでの保存も同様に7年となってはいますが書類の保管場所がいらず、
データとして書類を確認できるので、ビジネスの効率化につながります。

② 探す時間の削減

貸借対照表、損益計算紙で保管した場合、
書類を探すことになれば保管スペースへ行って多くの棚や段ボール箱の中から探す手間がありました。
電子データとして保存してあればPCで検索すれば
必要な書類を直ぐに探すことが可能となり大幅な時間短縮が可能です。

※保存時に検索に必要なデータを付与する必要があります。書、棚卸表、その他決算に関する書類

③ 紙で保存する際のリスクがなくなる

紙で保存すると以下のリスクが伴います。
・劣化により文字が判別できない
・破損のリスク(破れる、火災等)
・紛失のリスク(盗難等)
・災害のリスク(地震・洪水等)

電子化し、クラウド上で冗長化してあればこういったリスクから回避できます。

④ コスト削減

紙を印刷することが減る(ペーパーレス化)ので紙や印刷のコストが削減できます。
物理的な保管スペースが必要なくなることによるコスト削減(家賃、倉庫等)が可能となります。

また、探す時間等の無駄な時間を削減することで別の仕事に時間を充てることができます。


5.電子帳簿保存法の申請について 

色々と紹介させて頂きましたが、電子帳簿保存法を申請するにあたっての手続きを紹介させて頂きます。

まずは、帳簿類の電子データ保存を開始したい日、開始を予定している日の3ヵ月前までに、
所轄の税務署に「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」と
添付書類(使用する会計システムの概要を示す書類など)を提出して申請をします。

因みに課税期間の途中から帳簿類の記帳を電子データに切替えることはできないので、
課税期間の開始日に合わせて申請する必要があります。

申請にあたって受理してもらうには電子データが本物であることを確認できる「真実性の確保」と、
書類をはっきりと視認できる「可視性の確保」に該当する以下の要件を満たすことが必要です。

要件概要 帳簿 書類
記録事項の訂正・削除の事実を確認できる  
通常の業務処理期間が経過した後の入力履歴を確認できる  
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項の関連性を確認できる  
システム概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを備え付ける
保存場所に電子計算機、ディスプレイ、プリンター、プログラムおよびマニュアルが備え付けられており、明瞭な状態で速やかに出力できる
取引年月日、勘定科目、取引金額のほか、帳簿や書類の種類に応じた主要な記録項目で検索できる
日付または金額の範囲指定により検索できる
2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できる  


※国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化!」より




6.まとめ

これからペーパーレス化や電子データによる書類の保管といったことが当たり前になってきますが、
明電商事では電子帳簿保存法についてのインフラ提供やコンサルティングを行っていますので
ご興味がありましたらお気軽に問い合わせ下さい!!

今回ご紹介したNINJA SIGNの製品ページは<こちら>!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

CONTACTお問い合わせ

資料請求はこちら

資料請求はこちら

資料をご希望の方は以下の資料請求より
お問い合わせください。

ご質問やお問い合わせはこちら

ご質問やお問い合わせはこちら

製品についてやご不明な点など、
まずはお気軽にお問い合わせください。

お電話からの
お問い合わせはこちら

お電話からのお問い合わせはこちら

03-6384-6655

受付時間 9:30~18:00(土日・祝日除く)