コロナ禍による在宅ワークやDXの推進の中でペーパーレス化(電子化)も企業の懸案事項になっています。
ペーパーレス化(電子化)を進めていくにあたって電子帳簿保存法のことを耳にする機会も多いと思いますが
今回は電子帳簿保存法について紹介させて頂きます。
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電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿類や証憑類の全部、または一部を電子データで保存することを認めた法律になります。
紙ではなく電子データによる書類の保存を容認することで原本の紙の書類を破棄でき、
帳簿管理の負担の軽減やペーパーレスの推進を目的に制定されました。
1998年の電子帳簿保存法成立から数回の法改正によって適用要件が緩和されてきたことや
電子契約のクラウドサービス等が普及してきたことで近年では導入される企業が増加してきています。
※適用を受けるためには事前に税務署の承認を受ける必要があります。
また、2020年10の法改正では電子取引において改ざん出来ない状態であれば
電子データそのものが税務上の証明として認められるようになりました。
電子帳票保存法成立時は最初から電子データで作成されたものしか認められていませんでしたが、
今では紙媒体からスキャンしたものやデジカメやスマホで撮影したデータも有効となっています。
電子データとして保存が認められているものは以下となります。
<電子保存できる書類>
電子データとして保存が認められているものは以下となります。
現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳、売上・仕入帳等
貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算に関する書類
契約書、請求書、見積書、注文書、領収書(レシート)、契約の申込書、納品書、検収書
<電子保存が認められていない書類>
電子データによる保存が認められていないものもあり、それが以下となります。
色々と紹介させて頂きましたが、電子帳簿保存法を申請するにあたっての手続きを紹介させて頂きます。
まずは、帳簿類の電子データ保存を開始したい日、開始を予定している日の3ヵ月前までに、
所轄の税務署に「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」と
添付書類(使用する会計システムの概要を示す書類など)を提出して申請をします。
因みに課税期間の途中から帳簿類の記帳を電子データに切替えることはできないので、
課税期間の開始日に合わせて申請する必要があります。
申請にあたって受理してもらうには電子データが本物であることを確認できる「真実性の確保」と、
書類をはっきりと視認できる「可視性の確保」に該当する以下の要件を満たすことが必要です。
要件概要 | 帳簿 | 書類 |
記録事項の訂正・削除の事実を確認できる | ○ | |
通常の業務処理期間が経過した後の入力履歴を確認できる | ○ | |
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項の関連性を確認できる | ○ | |
システム概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを備え付ける | ○ | ○ |
保存場所に電子計算機、ディスプレイ、プリンター、プログラムおよびマニュアルが備え付けられており、明瞭な状態で速やかに出力できる | ○ | ○ |
取引年月日、勘定科目、取引金額のほか、帳簿や書類の種類に応じた主要な記録項目で検索できる | ○ | ○ |
日付または金額の範囲指定により検索できる | ○ | ○ |
2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できる | ○ |
※国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化!」より
これからペーパーレス化や電子データによる書類の保管といったことが当たり前になってきますが、
明電商事では電子帳簿保存法についてのインフラ提供やコンサルティングを行っていますので
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