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使っていますか?電子契約システムのススメ

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コロナ禍で在宅ワークが定着しつつある中で、
紙の印刷やや押印を必要としない電子契約システムが急激に普及してきています。
今回は電子契約システムについて紹介させて頂きます。

 
弊社でご紹介しているNINJA SIGNの製品ページはこちらより!



1.電子契約システムとは 

電子契約システムとは、契約書をはじめとする様々な書面(契約)を取り交わす中で
契約を含めた全てのプロセスをシステム上で行うものとなります。

また、特徴としてはクラウド上で展開されることが挙げられ、
世界中どこからでもインターネットが繋がる環境であればお互いに利用が可能です。

従来は紙が用いられることが前提となっており、
書面を印刷し印鑑を捺印して頂くかサインを頂くことで契約の締結などの取引を行っていました。

電子契約ではこういった紙や印鑑等を用いたやりとりを無くしペーパーレスで行われるため、
手続きの簡略化やスピードUP、ひいては業務効率の向上に繋がります。
また、収入印紙が必要なくなるのでコスト改善や購入の手間といったことも評価されています。




2.電子契約と従来の書面契約の違い 

そもそも契約書とは自社と相手企業の合意内容を書面で残す証拠になります。
契約自体は口頭でも成立しますが、
後に何か起こった際の証拠や争いが生じないように契約書を作成することがポピュラーです。

電子契約が世に出るまでは紙で契約書を作成し、相手企業と契約を取り交わしていました。
紙に印鑑を押すことで、お互いの意思に基づいて契約内容に合意したと証拠として残していました。

電子契約

電子契約とは、従来の書面で行っていた契約に代わり電子データを使用し、
契約者は電子署名や電子サインを行うことで契約が締結されます。

電子署名とは暗号技術を用いて電子契約書の作成者や電子契約が改ざんされていないことを証明する仕組みです。
高度な暗号技術を用いている為、契約者以外が電子契約書を傍受しようとしたり改ざんをした際はすぐに判明します。

書面契約

書面契約とは、紙を使用して書面にまとめ契約を締結することです。
契約時には間違いなく契約者が合意した証拠を残すために印鑑の押印や署名(サイン)等を行います。

電子契約と書面契約の違い

  形式 証拠力 事務処理
押印 安全性の担保
(改ざん防止)
送付 保管 印紙
電子契約 電子データ
(PDF)
電子署名
または
電子サイン
タイムスタンプ インターネット通信 サーバー 不要
書面契約 文書 印鑑
or
印影
契印・割印 郵送
or
持参
書棚 必要





3.電子契約システム導入による4つのメリット 

① 業務効率の向上(事務労力の削減)

最初に上げたいのが業務効率の向上です。
紙の契約書の場合、1つの契約を締結するまで多くの事務作業が必要になります。
例を挙げると「契約書を印刷し、製本する」「契約書に収入印紙を貼る」「封筒に宛名を記入する」
「封筒に契約書を封入する」「郵便局に投函しに行く」「契約先に持参する」といった多くの手間がかかります。

電子契約であればこういったプロセスを省けますし、契約締結までのスピードも短縮できます。
後述しますが、電子化によって「探す手間」も削減されますので業務効率の改善に効果的です。

② 契約書の保管や管理の効率化

契約書の保管に頭を悩まされる企業様のお話をよく耳にします。
特に在宅ワークが広がってきた中、保管したものが紙であれば保管場所に行かざるを得ないですが
電子化してあればクラウド上にある為、直ぐに確認が可能です。
また、保管についても高度な暗号技術で情報漏洩が起こらない様になっています。

電子帳簿保存法など、気になる方は過去の電子契約関連の記事もご覧ください。

今こそ知りたい!電子契約とは?
電子契約で使用する「電子署名」と「タイムスタンプ」とは?
電子帳簿保存法とは

③ コンプライアンスの強化

電子契約はクラウド上で行っていくため、契約締結までのステータスを管理できるので
契約締結の漏れや契約書の紛失、 解約、更新の漏れといったトラブルを未然に予防できます。

企業にとってコンプライアンス強化は非常に重要であり大きなメリットを享受できると言えます。

④ コスト削減(印紙税の削減)

電子契約システムの導入はコスト削減に繋がります。
書面契約では、紙代や書類の郵送費、印刷代など様々なコストがかかります。

電子契約システムを使用すると書面でのやりとりが一切なくなるため、大幅なコストカットが実現できます。
その中でも収入印紙は金額として大きいですが電子契約は書面契約で必要とされていた印紙税の対象に含まれません


4.電子契約システムの導入にあたり気を付けること 

電子契約システムを導入するにあたって注意すべき点を紹介させて頂きます。

導入教育

新しいシステムを導入することで社内の業務フローが変わります
また、導入にあたって現状を変えたくないといった方も一定数はいらっしゃいますので
導入にあたっての根回しや周知、徹底については業者の力を借りつつ進めていく必要があります。

相手方の要望

相手企業によっては電子契約について消極的な場合もございます。
電子契約も一般的になりつつありますがそうでない方には理解を得るために、
システムについて説明しメリットを分かりやすく伝える必要があります。



5.まとめ 

電子契約システムといっても出来る事は多岐に及び企業様によって得たいメリットは変わってきます。
明電商事では電子契約システムのパートナー企業とともに企業様のお悩みとあるべき姿を確認し、
得られるメリットを提案させて頂きますので是非ともお問い合わせください!

本記事でご紹介した電子契約サービスについては<こちら>より!

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