どれがいい？WEB会議システムを選ぶときのポイントをご紹介！
新型コロナウイルスにより、日本の働き方も変えざるを得なくなってしまいました。
人と人との接触を減らす為に各業態、企業様で色々な施策を取られていますが、対面での業務を減らす中で
テレワークや WEB会議を使用しての打ち合わせを行う機会が今後も増えてくる流れにあると思われます。
そんな中でWEB会議も１つではなく色々な企業から提供されていますが、 どれを選べば良いのか？
といった相談を頂く機会も増えております。
今回はWEB会議システムを選ぶ際に気を付けるべきポイントを紹介させて頂きます。
１．WEB会議を選ぶポイント
① 音質・画質
音質や画質は非常に重要なポイントになります。
音質が悪いと会議も進まないですし、画質が悪いと資料を共有やホワイトボードでの説明も伝わりづらくなります。
何より気持ちが萎えてしまいますよね・・・
クリアな音声で綺麗な画像を見ながら打ち合わせが行えれば会議の質も上がりますので、非常に重要なポイントとなります。
② 回線の安定性
WEB会議は名前の通りインターネット回線を使用する為、回線に負荷がかかると切れてしまいます。
日本だけでなく海外との通信による利用も近年増加していますが、国や地域によって回線スピードも異なります。
サービスによっては、通信回線が不安定な状況でも回線が切れにくいものもあります。
回線が不安定なサービスでは打ち合わせの質も下がりますので、回線の安定性も非常に重要です。
③ セキュリティ
2020年にとあるWEB会議システムの脆弱性が問題となり、多くの教育現場や自治体で利用を見合わせるといった事件がありました。
重要な会議や商談の内容を傍受されてしまったら大変なことですし、
情報漏えいによる損害を受けてしまうケースにまで発展してしまう可能性もあります。
WEB会議システムも各社セキュリティ対策は行っていますが、どのような対策を行っているかを確認しましょう。
導入業種や企業名や事例を確認することもお薦めしています。
④ 操作性（ユーザビリティ）
一度、導入すれば長く使用していくものですので、操作性の確認は必要です。
PCの苦手な方でも使用できるか、操作に悩まずに「直観的に使用」できるかといった点も選ぶ際のポイントになります。
導入前には実際のデモでの確認やトライアルを行なう事で、後悔のない選択に繋げましょう。
⑤ サポート（保守・バージョンアップ）
導入時の立ち上げやトラブルの際のサポート体制も、重要なポイントです。
サポートセンター等、しっかりとしたサポートが行われていれば困った時も直ぐに解決できます。
また、対応機器（回線）や機能といった面の移り変わりも使っていけば起きてきますが、
バージョンアップはどう対応されるか（無償・有償）も押さえておく部分になります。
⑥ 用途の棚卸
WEB会議と言っても用途は様々ですし、シチュエーションによっても選ぶべきサービスは変わってきます。
社内の打ち合わせと言っても、複数人での会議もあればテレワークでの進捗確認といった１対１の面談の場合もあります。
社外の場合であれば、営業での使用なのか？サポートでの使用なのか？といった場合や、
１対複数（多数）のセミナー形式で利用したいといった場合もあります。
⑦ 機能のチェック
用途の棚卸を行った上で必要な機能がみえてくると思います。
例えば社外の取引先のサポートで使用するのであれば、サポート先のPCを操作できるリモート機能が必要になるといった場合や、
複雑な説明を行う際にCADに書き込みながら説明を行いたいといった事だったり…様々あります。
様々な要望に対して一番合っているものを選ばないと、導入してみたが自社に合わないといった問題も出てきます。
資料共有機能（書き込み機能）
資料を共有できることは当たり前ですが、サービスによってはその資料に書き込みが行えるものもあります。ホワイトボード機能も良いですが、資料に直接書き込めれば理解度の向上や説明時間の短縮にも繋がります。
また、お互いで書き込むことも可能ですし、その書き込んだ資料をそのまま保存（保管）することも出来ます。
リモート機能
対面や現地に出向かないと説明が難しい問題も、リモート機能によって相手のPCをリモート操作で動かすことで、緊急時の対応や遠方の方への支援を円滑に行えます。
また、訪問にかかる時間やコストの削減にも貢献してくれます。
録音・録画機能
参加出来なかった会議を後から確認することができます。議事録の作成時に聞き逃した部分や曖昧になった部分を、再生して確認を行うといった利用が可能です。
また、音声や映像に残せることで、打ち合わせのエビデンスとしても有効活用できます。
