新型コロナウイルスにより、日本の働き方も変えざるを得なくなってしまいました。
人と人との接触を減らす為に各業態、企業様で色々な施策を取られていますが、対面での業務を減らす中で
テレワークや WEB会議を使用しての打ち合わせを行う機会が今後も増えてくる流れにあると思われます。
そんな中でWEB会議も1つではなく色々な企業から提供されていますが、 どれを選べば良いのか?
といった相談を頂く機会も増えております。
今回はWEB会議システムを選ぶ際に気を付けるべきポイントを紹介させて頂きます。
音質や画質は非常に重要なポイントになります。
音質が悪いと会議も進まないですし、画質が悪いと資料を共有やホワイトボードでの説明も伝わりづらくなります。
何より気持ちが萎えてしまいますよね・・・
クリアな音声で綺麗な画像を見ながら打ち合わせが行えれば会議の質も上がりますので、非常に重要なポイントとなります。
WEB会議は名前の通りインターネット回線を使用する為、回線に負荷がかかると切れてしまいます。
日本だけでなく海外との通信による利用も近年増加していますが、国や地域によって回線スピードも異なります。
サービスによっては、通信回線が不安定な状況でも回線が切れにくいものもあります。
回線が不安定なサービスでは打ち合わせの質も下がりますので、回線の安定性も非常に重要です。
2020年にとあるWEB会議システムの脆弱性が問題となり、多くの教育現場や自治体で利用を見合わせるといった事件がありました。
重要な会議や商談の内容を傍受されてしまったら大変なことですし、
情報漏えいによる損害を受けてしまうケースにまで発展してしまう可能性もあります。
WEB会議システムも各社セキュリティ対策は行っていますが、どのような対策を行っているかを確認しましょう。
導入業種や企業名や事例を確認することもお薦めしています。
一度、導入すれば長く使用していくものですので、操作性の確認は必要です。
PCの苦手な方でも使用できるか、操作に悩まずに「直観的に使用」できるかといった点も選ぶ際のポイントになります。
導入前には実際のデモでの確認やトライアルを行なう事で、後悔のない選択に繋げましょう。
導入時の立ち上げやトラブルの際のサポート体制も、重要なポイントです。
サポートセンター等、しっかりとしたサポートが行われていれば困った時も直ぐに解決できます。
また、対応機器(回線)や機能といった面の移り変わりも使っていけば起きてきますが、
バージョンアップはどう対応されるか(無償・有償)も押さえておく部分になります。
WEB会議と言っても用途は様々ですし、シチュエーションによっても選ぶべきサービスは変わってきます。
社内の打ち合わせと言っても、複数人での会議もあればテレワークでの進捗確認といった1対1の面談の場合もあります。
社外の場合であれば、営業での使用なのか?サポートでの使用なのか?といった場合や、
1対複数(多数)のセミナー形式で利用したいといった場合もあります。
用途の棚卸を行った上で必要な機能がみえてくると思います。
例えば社外の取引先のサポートで使用するのであれば、サポート先のPCを操作できるリモート機能が必要になるといった場合や、
複雑な説明を行う際にCADに書き込みながら説明を行いたいといった事だったり…様々あります。
様々な要望に対して一番合っているものを選ばないと、導入してみたが自社に合わないといった問題も出てきます。