メールアーカイブの仕組みが注目されている理由とは？【スワットブレインズ社 寄稿】
今回は企業のセキュリティ対策とIT活用のプロであるスワットブレインズ社より
ご寄稿いただいたブログをお届けいたします！
スワットブレインズ社 MailDepot の製品ページは下記よりご覧ください！
１．業務に無くてはならない＜電子メール＞
企業や組織の大小を問わず、業務ツールの仕組みとして利用される電子メール。
業務パソコンでの操作だけでなく、携帯デバイス、スマートフォンなどでも読み書きができるため、
現代では当たり前の仕組みとして利用されています。
電子メールは、文字を文章として送るだけでなく、
添付ファイルという仕組みを利用して様々な電子データファイルを送受信することが出来ます。
さらに、文章の中にはWEBサイトのURLを記述することで、WEBサイトへの誘導案内も出来ます。
つまりメールとは呼びますが、手紙に相当する文字言葉だけでは無く、
コンピュータやインターネットとの関連性を持たせた ”便利な情報交換の仕組み” として利用することが一般的ですね。
取引先との情報交換を、電話、ＦＡＸ、郵便 で行っていた時代（昭和世代の人しか覚えてない？）とは
比べ物にならないくらい、早くて便利になったのは電子メールのお陰かもしれません。
そして電子メールが一般的で普通の仕組みとなり、利用者も専門的な操作を覚えなくても
電子メール送受信アプリケーションや、Webサービスとして簡単に利用できるようになりました。
そして、業務のツールとして浸透しました。
あまりにも普通の風景であり、いつの間にか、業務の中心的な役割を担う仕組みの１つになっていると言えます。
改めて文字として書くとこんな感じだと思いますが、私も日に100通を超えるメールが届き、
その大半に目を通し、多ければ、30-40通のメールを書いて送ることが普通の様子になっています。
そんな日々の業務の中で「改まった気持ちで、あれこれ深く考えて」なんて事は、1ミリも考えてメール書いてはいません。
ほぼ無意識に、終日メーラの受信通知に呼び出されながらメールを読み、メールを書いて送信しています。
シーン１：メール消しとけよ。
とある大都市の大きなビルにある喫煙室で聞こえてきた会話です。某有名な企業の社章を襟につけた、50代くらいの男性と20代くらいの同僚と思える人との会話。
（男性) おぃ、昨日〇〇に送信したメールだけどさ、もう消したか？
（同僚）え？消す？ いや、何もしていませんが。
（男性）そうなの？！ 席に戻ったらすぐ消しとけよ。
（同僚）消すって削除するってことですか。
（男性）そうだよ。消しとかないと誰かに見られたらまずいだろ？
（同僚）はぁ。でも消して良いのですか？
（男性）あー、うん、すぐ消しとけ。
喫煙室内の多くの人に聞こえない程度の小声での会話です。
たまたま私は同じ灰皿の前でスマートフォンを操作していたら聞こえてきた会話。
どうですか？ こんな会話、どっかで聞いた事ありませんか？
男性側になったことは？ 同僚側になったことは？
…ぶっちゃけ、無いとは言えない人もいますよね？
仕事ですから。 大人ですから。 色々ありますから。 ねぇ。
シーン２：〇〇(取引先)の経理担当者さんから電話です。
とある製造業の営業部門に、ある日商品を売って請求書をメールで送った相手から電話が入りました。（営業）はい、お世話になっております。何かありましたか？
（相手）ご請求書についての確認です。ちょっといつもと違うので。
（営業）いつもと？ あ、はい、お手数をお掛けします。
（相手）メールでお送りいただきましたよね？
（営業）はい、経理ご担当の方と営業の方向けにいつもと同じメールでお送りしました。
（相手）それはいつですか？
（営業）〇日の〇時ころです。（自分のメール送信履歴を確認しながら）
（相手）それ１回ですよね？
（営業）はい、そうです。
（相手）実は、〇日以降にもう１度メールでご請求書をいただいております。
（営業）え？
（相手）さらに、振り込み先口座が、前回までと異なります。気になって電話したのです。
どうですか？ 一体、何が起こったのでしょうか？
取引先相手には、こちらから送ったメールが２つあり、２通の請求書が存在している。
こんな指摘の連絡があったことはありませんか？
シーン３：弁護士の〇〇って人から部長宛に電話ですが・・。
とある仕入れ販売を行っている営業部門にある日、仕入れ先の代理人を名乗る弁護士から電話が入りました。
（相手）そちらの営業担当で〇〇さんはいらっしゃいますか？
（部長）その者は、半年前の３月に退職しております。
（相手）では、その方の後任担当者様をお願いできますか？
（部長）あいにく特定の担当は居ません。お話しは私が伺います。
（相手）実は、〇〇社(仕入元)は、〇〇さんの方からの注文書に応じて６月までに数回、
商品を納品しておりますが、その代金が支払われず困っています。
（部長）それはどういう商品でしょうか。
〇〇が注文した内容について申し訳無いですが教えていただけますか？
（相手）〇〇さんからのメールでしたので、そちらにもあるかと思いますが。
（部長）ご迷惑をお掛けしすいません。社内を確認します。少しお時間をください。
（部長）〇〇の使ってたパソコンとかメールはどうなった？
（社内）既に初期化されて、今は新人の〇〇が使ってますが。
さて、これは困りました。
もし、こんなことがアナタの組織内で発生したらどうなりますか？
あと、もう１つだけ。
シーン４：親会社の某大手銀行の営業部長氏が、子会社の営業部長から指摘された。
親会社の営業部長氏が、とある取引情報を親会社から出向していた子会社社員からメールで受け取っていました。それは子会社にとってとても重要な問題でした。
（子営）アナタは、〇〇(出向していた社員)から営業情報をメールで受け取っていた。
（親営）何を言う！そんなメールは知らない。
（子営）そういうと思った。だから（手に紙を持ち差し出しながら）ここに印刷した！
（親営）おー、上手に作ったものだ。これが私に届いていると証拠があるのか？
（子営）証拠だと？
（親営）そうだ。そんなメールは届いてない。どこにも無いのに証拠は無いだろう。
（子営）アナタのパソコンに残っているはずだ！
（親営）調べてみると良い。
そんなメールは見たことも無い。届いても無いよ。
これは、視聴率が良かった2020年7月19日に放送された金融系企業を舞台にしたドラマのワンシーンです。
覚えている方もいるかもしれません。
親会社の営業部長は、自分に不利なメールの存在を知った後、
社内のシステム担当者に電話をして、強引にメールの受信ボックス内のメールを削除させました。
システム担当者も断ることが出来ずに実施したことになっています。
テレビの演出ですから強引なことになっていますが、
現実社会においても「そんなことは絶対に無いですか？」と聞いてみたくなるようなシーンではあります。
３．電子メールを扱うのは＜人＞
さて、ここまで４つのケースを紹介しました。いずれも、電子メールに関連した出来事です。
電子メールが仕事の重要な役割を持っていることが判ります。
そして、もう一つ大事なことが判ります。
それは「後になってから困ってしまった」という事です。
特に「送信したメール」は送信した人の送信メールボックスに残っているから、
何となく何かあった場合は、それを探せば良いと考えがちです。
しかし、受信した人が削除していたり、或いは、送信した人が居なくなってしまったり。
さらには、送信していないことを確認するという難しいケースもあるのです。
メールは、人が意図を書き送信します。
或いは、システムが何かを通知するために決められた件名や文言をメールにして送信することもあります。
そして、ほぼ１００％間違いなく相手に届き、相手が確認し、
相手が保有していることが前提となって運用されている仕組みです。
しかし、メールは意図を持って消してしまうと、無かったことにもできます。
それは、メールを扱うのが「人」だから起こりえる事態と言えます。 
４．メールアーカイブ
このような背景から、メールを送信した人・メールを受信した人、
そのいずれでも無い第三者の形で、組織内の全ての送信・受信したメールを
別に保存する仕組みが必要となってきました。
その仕組みが、『メールアーカイブ』と呼ばれる仕組みです。
メールアーカイブは事業に対してストレートにプラスを生む仕組みではありません。
それだけに、どうしても必要性が気付かれない面があります。
しかし、最近は、コンプライアンス順守・リスクマネジメント・情報セキュリティ
としての証跡管理が常識と言われる時代。
そして、有事の際には、速やかにその「証拠」を発見する事が求められます。
つまり、仕組みとして事業のマイナスを限りなく小さくするための仕組みとして
注目されるようになってきたのです。
現在では、電子メールを運用する組織や団体では、
電子メールの証跡保存としてメールアーカイブの仕組みの導入は、必要な仕組みとして導入されています。
また、一部の法律では、電子メールを保管し抽出することが出来るように定められてもいます。
例えば、輸出輸入に関連する関税法では、５年間のメール保存が求められます。
※財務省が平成24年(2012年)7月に示した資料 ：https://www.customs.go.jp/shiryo/leaflet.pdf
他にも文書の管理が規定されるような法律でも似たように
期間が設定されて保管運用することが求められるようになっています。
3年間、5年間という機関が多いです。
「後になってから困る」への対応と考えると、
何か保険のようにも考えてしまいがちですが、その考え方は正解です。
だからこそ、コストパフォーマンスに優れたメールアーカイブの仕組みを選択する必要があります。
導入・運用では出来るだけコストを抑えながらも、
いざ必要になった際には高速で正確なメールの捜索・検索・抽出が出来て役に立つ仕組み。
その選択が大切になります。
メールアーカイブの仕組みには、既に様々な製品やサービスがあります。
そして、その仕組みは、比較的高額に提供されています。
しかし近年では従来の当たり前な価格を変え、
さらには、既存の製品とは桁違いに高速に検索・抽出する機能を搭載した製品・サービスが提供されるようになりました。
そのため、これまで利用されてきた有名な製品やサービスから、
新しい製品・サービスに乗り換える・入れ替えるという動きが目立っています。
５．メールアーカイブなら＜MailDepot（メールデポ）＞！
その製品は、MailDepot（メールデポ）と言います。
オンプレミス環境向けから、仮想環境向けの製品もあり、
またクラウドサービスとしても提供されているので色んな導入スタイルが選べます。
明電商事では、MailDepotの製品・サービスの導入提案やコンサルティングを行っていますので
ご興味がありましたらお気軽に問い合わせ下さい！
