今回は企業のセキュリティ対策とIT活用のプロであるスワットブレインズ社より
ご寄稿いただいたブログをお届けいたします!
スワットブレインズ社 MailDepot の製品ページは下記よりご覧ください!
企業や組織の大小を問わず、業務ツールの仕組みとして利用される電子メール。
業務パソコンでの操作だけでなく、携帯デバイス、スマートフォンなどでも読み書きができるため、
現代では当たり前の仕組みとして利用されています。
電子メールは、文字を文章として送るだけでなく、
添付ファイルという仕組みを利用して様々な電子データファイルを送受信することが出来ます。
さらに、文章の中にはWEBサイトのURLを記述することで、WEBサイトへの誘導案内も出来ます。
つまりメールとは呼びますが、手紙に相当する文字言葉だけでは無く、
コンピュータやインターネットとの関連性を持たせた ”便利な情報交換の仕組み” として利用することが一般的ですね。
取引先との情報交換を、電話、FAX、郵便 で行っていた時代(昭和世代の人しか覚えてない?)とは
比べ物にならないくらい、早くて便利になったのは電子メールのお陰かもしれません。
そして電子メールが一般的で普通の仕組みとなり、利用者も専門的な操作を覚えなくても
電子メール送受信アプリケーションや、Webサービスとして簡単に利用できるようになりました。
そして、業務のツールとして浸透しました。
あまりにも普通の風景であり、いつの間にか、業務の中心的な役割を担う仕組みの1つになっていると言えます。
改めて文字として書くとこんな感じだと思いますが、私も日に100通を超えるメールが届き、
その大半に目を通し、多ければ、30-40通のメールを書いて送ることが普通の様子になっています。
そんな日々の業務の中で「改まった気持ちで、あれこれ深く考えて」なんて事は、1ミリも考えてメール書いてはいません。
ほぼ無意識に、終日メーラの受信通知に呼び出されながらメールを読み、メールを書いて送信しています。
さて、ここまで4つのケースを紹介しました。いずれも、電子メールに関連した出来事です。
電子メールが仕事の重要な役割を持っていることが判ります。
そして、もう一つ大事なことが判ります。
それは「後になってから困ってしまった」という事です。
特に「送信したメール」は送信した人の送信メールボックスに残っているから、
何となく何かあった場合は、それを探せば良いと考えがちです。
しかし、受信した人が削除していたり、或いは、送信した人が居なくなってしまったり。
さらには、送信していないことを確認するという難しいケースもあるのです。
メールは、人が意図を書き送信します。
或いは、システムが何かを通知するために決められた件名や文言をメールにして送信することもあります。
そして、ほぼ100%間違いなく相手に届き、相手が確認し、
相手が保有していることが前提となって運用されている仕組みです。
しかし、メールは意図を持って消してしまうと、無かったことにもできます。
それは、メールを扱うのが「人」だから起こりえる事態と言えます。
このような背景から、メールを送信した人・メールを受信した人、
そのいずれでも無い第三者の形で、組織内の全ての送信・受信したメールを
別に保存する仕組みが必要となってきました。
その仕組みが、『メールアーカイブ』と呼ばれる仕組みです。
メールアーカイブは事業に対してストレートにプラスを生む仕組みではありません。
それだけに、どうしても必要性が気付かれない面があります。
しかし、最近は、コンプライアンス順守・リスクマネジメント・情報セキュリティ
としての証跡管理が常識と言われる時代。
そして、有事の際には、速やかにその「証拠」を発見する事が求められます。
つまり、仕組みとして事業のマイナスを限りなく小さくするための仕組みとして
注目されるようになってきたのです。
現在では、電子メールを運用する組織や団体では、
電子メールの証跡保存としてメールアーカイブの仕組みの導入は、必要な仕組みとして導入されています。
また、一部の法律では、電子メールを保管し抽出することが出来るように定められてもいます。
例えば、輸出輸入に関連する関税法では、5年間のメール保存が求められます。
※財務省が平成24年(2012年)7月に示した資料 :https://www.customs.go.jp/shiryo/leaflet.pdf
他にも文書の管理が規定されるような法律でも似たように
期間が設定されて保管運用することが求められるようになっています。
3年間、5年間という機関が多いです。
「後になってから困る」への対応と考えると、
何か保険のようにも考えてしまいがちですが、その考え方は正解です。
だからこそ、コストパフォーマンスに優れたメールアーカイブの仕組みを選択する必要があります。
導入・運用では出来るだけコストを抑えながらも、
いざ必要になった際には高速で正確なメールの捜索・検索・抽出が出来て役に立つ仕組み。
その選択が大切になります。
メールアーカイブの仕組みには、既に様々な製品やサービスがあります。
そして、その仕組みは、比較的高額に提供されています。
しかし近年では従来の当たり前な価格を変え、
さらには、既存の製品とは桁違いに高速に検索・抽出する機能を搭載した製品・サービスが提供されるようになりました。
そのため、これまで利用されてきた有名な製品やサービスから、
新しい製品・サービスに乗り換える・入れ替えるという動きが目立っています。
その製品は、MailDepot(メールデポ)と言います。
オンプレミス環境向けから、仮想環境向けの製品もあり、
またクラウドサービスとしても提供されているので色んな導入スタイルが選べます。
明電商事では、MailDepotの製品・サービスの導入提案やコンサルティングを行っていますので
ご興味がありましたらお気軽に問い合わせ下さい!