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Microsoft365メールに適したメールアーカイブの構築について【スワットブレインズ社 寄稿】

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今回は企業のセキュリティ対策とIT活用のプロであるスワットブレインズ社より
ご寄稿いただいたブログをお届けいたします!


最近、Microsoft365サービスを利用されるお客様が増えています。
また、社内システムやメール環境を、Microsoft365サービスへ移行されているお客様が増えています。

Microsoft365のサービスは、office365 と長く呼ばれていたサービスの後継サービスです。
増えている理由については様々だと思いますが、今回はMicrosoft365のメール環境に移行された際に
注意していただきたい部分をご紹介したいと思います。

 

1.導入費用 

Microsoft365サービスは、契約内容によって提供される機能や仕組みに違いがあります。
電子メールについて見てみると、送受信したメールのアーカイブ機能は、
選択したサービスによっては費用に含まれていない場合もあります。

Microsoft社のWEBサイト ( https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/enterprise/compare-office-365-plans )  によると、

・Microsoft 365 Apps for enterprise:¥1,300 ユーザ/月相当(年間契約)税別  
・Office 365 E1:¥870 ユーザ/月相当(年間契約)税別
上記2プランには、メールアーカイブの仕組みは含まれていません。  

・Office 365 E3:¥2,170 ユーザ/月相当(年間契約)税別
サービス以上で含まれることになります。

一方、サービス費用に含まれていない場合は、
追加のオプション契約を行うとメールアーカイブの機能を利用することが出来るようになります。

追加の費用は、330円ユーザ/月相当(既存契約に加算の年間契約)税別 となります。
年額では3,960円です。

お節介な計算をすると、50名規模なら年額198,000円、100名なら396,000円。
500名で1,980,000円、1,000名なら3,960,000円 となります。

アカウント辺りのオプション金額が設定されるため、このような計算になります。

尚、保存容量的には実質無制限容量のためその点は気にする必要がありません。
例えばMicrosoft365の契約として、Office365 E1 契約を500名で利用する場合、
年間費用が 5,220,000円ですが、そこに追加で1,980,000円の契約でメールアーカイブが実現できるようになります。




2.Microsoft365の課題 

さて、このMicrosoft365のメールアーカイブですが、
実際に導入されているユーザ様から直接お話を伺うといくつかの「課題・改善して欲しい」部分があるようです。
その内容は、企業規模によっても異なりますが、共通している点は2つあります。  


1.契約アカウントを退職などで解約するとメールが消滅して困る。

1つ目の内容は、クラウド提供のサービスなので、
契約が無くなればそのアカウントに紐づく情報は消滅するのは残念ながら当然です。
しかし、頭では判っていても消えると「え?」となるのも判ります。

マイクロソフト社の説明では、契約内容によって一定の期間は残るようですがその後は消滅します。
個別に「別途費用」を支払うと長期の保存も可能になる場合もあるそうですが、当然追加の費用が必要です。

クラウド提供されるサービスは
自分達で独自のシステムを持ち運用する様々な負荷を大幅に軽減してくれますが、
その役割や仕組み対しては、全て費用が発生・必要となります。


従って、解約したアカウントのメールを追加で保存するためには
それなりに追加の費用を負担することは仕方ないですね。


2.メール検索が遅い。また、検索結果が都度違うので困る。

次に2つ目の内容ですが、
これは実際に運用でメール検索を定期的に実施されている企業様の
情報システム担当者、監査部門の担当者、など多くの方から伺いました。

彼らは、業務の一環として「メール検索・抽出」を実施します。
そのため「遅い」は業務の時間延長を招いたり、他の業務へも影響が出る場合もあります。

また、有事の際には、検索や抽出を指示する上席からの
「まだ終わらない?早くしろ!」プレッシャーを受けながらストレスが強い業務にもなります。


ちなみに、遅い…とはどれくらい?と質問してお答えを伺った事あります。  

ある文字列の件名、本文中の単語、添付ファイルの名称などで検索を実施。
 結果が出るのは、数十分は必要だった。 とのことでした。

さらに、担当者は話が続きました。

・この数十分は1回ならまだ良いが、検索結果が実行する度に異なる。
 最低でも同じ検索を3回は実施するようにしている。
 これは、これまで実施してきた中で得られた知見で、
 導入前には聞いていませんし、想像もしていませんでした。

と。これには驚きました。


どんな検索の仕組みなのか知りませんが、
アーカイブのデータを検索する度に結果が異なるようであれば、正解は何か?となります。

運用の中で知り得た知見かもしれませんが、これは厳しい現実です。
ちなみに、この話は、国内上場企業で大勢の方が知る社名様。規模として2,000名程度となります。
お話を伺った頃は、Microsoft365(旧Office365)へ移って3年目とのことでした。

決して安価とは言えない費用を掛けて、コンプライアンス維持とリスクマネジメントのために
導入しているメールアーカイブの仕組みが、このような品質では「やるだけやってる」
になってしまって形骸化の仕組みになってしまいます。


3.費用を見直す 

このような状況を変えましょう。

これまでいくつものMicrosoft365メールを運用しているお客様へご提案してきました。


・アカウント数紐づく費用負担を見直す
・自社の規模に応じたメールアーカイブの保存容量を見定める
業種業態に適用される諸法や同業での事例などを踏まえ運用方針を決める



これによりメールアーカイブの費用を見直す提案です。
メールアーカイブは、直接企業の利益を上げる仕組みではありません。
しかし、リスクマネジメントとしては重要な役目を持っています。

そのため、メールアーカイブの仕組みを導入される企業は多くなっています。



・メールアカウント数に費用が依存しない製品を選ぶ
・メールアーカイブへ保存するデータ量に費用が依存しない製品を選ぶ
・自社だけでなく、関連会社など資本関係が明確な企業体全体でも追加費用が無い製品を選ぶ



これからのメールアーカイブの運用には、導入し運用する側にとって都合の良い製品が最適です。
これまで採用されてきた著名なメールアーカイブ製品は、これらの真逆でした。

そのため費用が高くなり導入コストを考えると見送る判断になっていました。


4.コストパフォーマンスが良いメールアーカイブシステムを! 

その課題を解決する仕組みがあります。
その製品は、MailDepot(めーるでぽ)と言います。

オンプレミス環境向けから、仮想環境向けの製品もあり、
またクラウドサービスとしても提供されているので、色んな導入スタイルが選べます。

多くの企業では、5年分・10年分という長期に渡ってメールデータを保存する方針があるようです。
しかし、すぐに検索できるメール期間は、1年程度が一番多く、次が3年程度です。


MailDepot製品サービスをご提案する場合、このメールアーカイブ運用の考え方が大切になります。

例えば、500名規模のお客様で想定すると年間約380GB相当の容量になるので、
5年間だと約1.9TB10年間で約3.75TBのデータ量となります。 
また1,000名規模であれば、それぞれが 約3.75TBと約7.5TB となります。 

最近ご相談いただく事が多くなった企業様規模では、3,000名規模で、約11.3TB・約22.5TB。 
5,000名規模で、約18.8TB・約37.5TBとなります。

このようなメールデータを監査・抽出する仕組みを準備しておく必要があります。


これまでのような高額な予算は必要ありません。
過去に導入を検討された際に多々調査された製品や価格情報をお手元に置いて、是非、ご相談ください。


過去のご提案例ではありますが、12,000名規模の企業様では、
office365-E1契約をベースに、メールアーカイブ導入を検討されていました。

(当時の表記) office365のオプション費用は、330円/月・人 となります。
単純にコスト計算すると、月次3,960,000円。年額で47,520,000円となります。

また、従業員が増えると、これは増える金額とも言えます。
そして、短く見て5年間の運用コストでは、237,600,000円。2億3700万円です。

人数が多いから仕方ない。という言い方もあるかもしれません。
しかし、MailDepotのクラウドサービスに置き換えるとどうなるでしょう。

平均的なデータ量の机上計算では、年間約9TBのデータ量となります。
5年間では、約50TB以内のデータ量。
これを、クラウド上でご提供するストレージサービスとMailDepot製品のライセンスを合計し、
ご提案した想定費用はおよそ5,000万円でした。 


お客様が想定されていた予算規模の4分の1です。
具体的な金額では、18,700,000円。1億8,700万円です。

リスクマネジメントには欠かせないメールアーカイブの仕組みではありますが、
その仕組みとして1億円以上のコスト削減が実現できることは
企業様にとって重要な検討事項になるのではないでしょうか。

明電商事では、MailDepotの製品・サービスの導入提案やコンサルティングを行っています。
ご興味がありましたらお気軽に問い合わせ下さい!


 

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