１．多くの企業が導入している「Microsoft365」 

組織の中で最も多く使用されている業務用端末のOSは、Windows だと思います。
また、オフィスで使用するドキュメント用ソフトウェアは、office製品だと思います。
もちろん、Apple社の端末や、LinuxをOSとした端末も増えていますが、
業務利用では、Windows環境とofficeパッケージ製品の組合せの割合は高いと思います。

そのWindows環境は、近い将来には端末OSを含めてクラウド提供型になるニュースもあります。
さらに、OSも、次期Windows11 が公開されました。

どんどん変化する業務端末の環境ですが、OSやアプリケーションだけでなく、
その環境で実施する業務用のアプリケーションの対応の手間も大変です。

そこで、これまでは社内にメールサーバを設置し、業務端末のメールソフトや
グループウエアなどで行ってきたメール読み書き操作の環境を、
全てクラウド提供サービスに変える企業や団体が増えてきました。

業務端末で使用する「Webブラウザ」を使用してメールの読み書きを行う仕組みへの移行です。
Windowsのライセンスや、officeパッケージのライセンスまで含まれた
パックメニューとして提供されるサービスでもあります。

それが、Microsoft365 と呼ばれるサービスです。

情報システム管理者としては、このサービスを利用すると個別管理をしていたライセンンスや
アプリケーションのバージョン管理・パッチ管理 などから解放される部分もあると言われています。

また、それ以外にも不正な利用を防止することからコンプライアンス遵守の点でも効果があり、
さらに常に最新版が利用出来るためセキュリティ対策も実現出来るなど
利点が多いことから検討される場合もあるそうです。

２．意外と運用が難しい？電子メールの社内ルール 

さて、Microsoft365メールは、業務端末のブラウザがあればメールの読み書きができます。
情報システム管理者から考えると非常に助かるのですが、実際にメールを使う利用者からすると
特にメリットが増えたとは言い切れません。

その１つとして、割と手間で大変とされている電子メールの送信時の課題です。
メール送信というのは、その組織の「セキュリティポリシー」や
「コンプライアンス姿勢」などが表れる仕組みでもあります。

みなさんの組織ではメール送信に関連して、こんなルールはありませんか？

・メールの宛先として、To,Cc に社外のアドレスを設定する場合は、最大２つまで。
　もし３つ以上を設定する場合は、Bcc に指定して送信すること。

・メールの添付ファイルはパスワード付ＺＩＰファイルに加工してから添付すること。 　
　パスワードは、会社で決められたルールに従い 10文字以上で、英数字大文字小文字混在とする。 　
　また、パスワードの通知メール件名は加工したZIPファイルを送付したメール件名を使用とする。

・パスワード付ZIPファイルのファイル名は、送付する資料のファイル名と別の名前とすること。

・〇〇会社に送付する場合は、添付ファイルサイズを合計で３ＭＢ以下とすること。
　超える場合は、ファイルを分割するか、メールを2通以上に分けて送信すること。

・〇〇会社に送付する場合は、決められたパスワード文字列でＺＩＰ変換すること。
　その文字列は、毎月変更となるため、グループウエアの告知情報を確認すること。

・メールの添付ファイル送付は、行わないこと。
　添付ファイルとして送信したい電子ファイルは、別途オンラインストレージを経由すること。
　メールとの使い分けを行うこと。

などです。間違い無く100%で運用し続けるのは大変ですね。

ご紹介した内容は、国内の企業などで実際に運用されているルールの一部です。
もちろん、この全ては１つの組織ではありませんが。

もしかしたら、この内容に対して違和感が無い方もいらっしゃるかもしれません。
理由としては、すでに毎日、何年も実施しているので不思議には感じない。 そういう感想もあるかもしれません。

しかし、この様々な送信メールと添付ファイルの送信運用ルールを、です。　

実態としては、「ルールとおりにやってない」「忘れてしまった」「面倒くさい‥‥と思ってやらなかった」
とか「新入社員や期間スタッフに覚えてもらうのが大変」など、徹底するための大変さは苦労とも言えますし、
目線を変えると、全メール利用者がその対応をするために費やしている時間は重なると大きな時間にもなります。

３．ストレスフリーな運用ルールに！ 

この環境を変えましょう。

メール送信時の手間とストレスを一気に削減して「楽になった」と言える環境にしましょう！
それだけで無く、社内のルールを100%実行できる仕組みとなるため、
情報システム管理者としてはその心配を大幅に減らせます。

新しくご提案する仕組みは、メール送信についての「ルール」をシステムに設定することで、
メール送信者は、これまでのように、あれこれ気にして対処する手間が全部無くなり、
全く意識することなくメール送信が出来るようになります。

メール送信者目線では、例えば、以下のように変わります。

・メール送信先は、To,Cc に誰を指定するか、間違い無く忘れなく指定して送信する。 　
　宛先の数や相手の種類などを深く気にしなくても良い。

・メール添付ファイル送信では、原本のまま(平文のまま)で添付して送信して良い。 　
　ファイルサイズを気にする事や、ファイル名メールのために変更することは必要無し。

・電子ファイルを相手に送るために、メールとオンラインストレージを、使い分ける必要無し。 　
　電子メールで送信することで、手順を難しくしない。

どうでしょう？　このような使い方に変わるだけで、メール送信の手間とストレスは大きく減ります。

そして、それだけで無く、送信した内容が残る「送信箱」の中は、To,Cc も明らかなままです。
そして、送信した添付ファイルは、未加工のまま残っているので、後から確認する場合も簡単です。

さらに、もしメールアーカイブの仕組みがあった場合も、
保存された送信メールの添付ファイルが全て未加工のままであるため、
監査が必要になった場合も検索・捜索が容易になります。

せっかく、環境の改善などを目的に、Microsoft365メールを利用しているにも関わらず、
運用上の利用者への負担を軽減させなければ、目的となる効果も半減します。

利用者から見ても、良くなった印象はありません。
メール利用者のみなさんに喜ばれて、間接的に情報システム管理者や経営者側も助かる仕組みを、
Microsoft365メールにプラスすることは、メール運用の改善に重要なポイントです。

４．手軽に導入！ストレスフリーな環境 

もしこの環境が、
月額160-170円/人(1,000ユーザ規模)、月額80-85円/人(2,000ユーザ規模)
で利用出来るとしたら、いかがでしょうか。

Microsoft365メールと連携し、メール送信利用者の全員のストレスを無くして、
組織としてもリスクマネジメントや、コンプライアンスの観点からも同時に効果が期待できる環境が作れます。

このシステムを導入するために、社内の全ての端末に追加のソフトウェアなどはありません。
Microsoft365メールと連携する仕組みなので、利用者側の手間は減るだけ。

情報システム管理者側の対応も、数日も必要ありません。　
クラウドサービスとして提供されるため簡単に利用開始できます。

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