企業を運営していく中で様々な業務がありますが、
「あの人がいないと業務が回らない」といったことになっていませんか?
ITサービスによって、属人化しがちな業務を改善することが可能です!
今回は、ITサービスによって業務を属人化から解放する方法をお伝えします。
目次
先ずは属人化について説明させて頂きます。
属人化とは、業務の進め方や進捗状況などを特定の担当者しか把握していない、
当人以外では分からなくなってしまう状況を指します。
担当者の不在時や退職してしまった際に問題が顕在化しますが、
他の誰も対応出来ないことで業務が滞ってしまうため、
多くの場合ネガティブな意味合いで用いられます。
業務の属人化は、企業においてのリスクとしては非常に大きいものと言えるでしょう。
属人化は企業に多くのリスクやデメリットをもたらしてしまいます。
例えば、トラブルが発生した時に対応しきれない、知識・技術が流出してしまう、
チェック体制が機能しなくなることといったリスクやデメリットが挙げられます。
最もよくあるケースですが業務が多忙なことで、属人化は発生してしまいます。
業務量に余裕があれば、担当者が情報共有用に資料を作成できますが、
反対に業務量が多ければそういった余裕は生まれません。
そういった循環に陥ってしまうと、
特定の担当者が同じ業務を延々とやり続けざるをえず、属人化につながってしまいます。
一つ上の項目と重複しますが、情報共有の場がないと属人化の発生が起きやすくなってしまいます。
当たり前のことですが、情報共有が無ければ業務をチームで行うことは難しいです。
最近ではリモートワークが多いため、意識的に情報共有の場を設けるようにしましょう。
WEB会議システムを有効活用して、気軽に社員同士が
情報共有できるシステムを整備するのも◎です。
属人化が起きてしまう理由として、業務内容が特殊であり難易度が高いために
対応できる担当者が限られるということが挙げられます。
情報を蓄積してくことである程度は知識やノウハウを共有できますが、
必ずしも平準化できない業務の場合、どうしても属人化してしまう傾向にあります。
新しい人員がなかなか配置されない部署やグループはありませんか?
そういったところでも属人化が起きている可能性があります。
新しく人の流れが無いと、同じ人がずっと同じ業務を行うことになりがちです。
上司に自分の業務を振る、というのも遠慮してしまう場合が多いでしょう。
結果的に「〇〇の製品については△△さんしか知らない!」という事態になってしまいがちです。
どのような業務内容で、どのように仕事を進めていくのか
他のメンバーが内容を知らない場合は、業務を分担したくても難しいですよね。
しかし、一人で多くの業務を抱えている人は
自分でマニュアルを作成する時間も気力も確保することが難しいです。
これを機にマニュアルの整備を今一度行うことをオススメします。
属人化が起こる一方で、業務フローやノウハウなどのナレッジを管理し、
有効に活用していければ誰でも同様に業務に取り組める状態、「業務の平準化」を行うことが出来ます。
人に依存しない仕組みとして、業務の平準化はどこの企業でも必須の取り組みといえます。
取り組んでいかなければ、これから起こる労働人口の縮小や
ベテラン社員の高齢化や退職の際に大変なリスクとなります。
営業活動における平準化は、企業にとって生命線の一つと言えるでしょう。
企業運営の中で「注文」が頂けなかったら、次の業務に取り組めません。
仮にTOP営業マンが1人で売上を作っていた場合、
その営業マンがいなくなったら売上が0になってしまいます。
営業の上で主に大切になってくるのが以下となりますが、
それぞれITサービスで属人化を改善し、営業力を平準化していくことが可能です。
・SFA
営業の案件管理や指標の管理はもちろんのこと、ナレッジを貯めていくことで
AIによって成功確率の高い商談の流れを分析して、
システムからアドバイスをくれるといった「勝ちパターン」を示してくれるものもあります。
・音声認識サービス
営業報告の手間を削減するだけでなく営業後のHOTな状態で
情報を残しやすくなることで、データの鮮度や正確性も向上します。
・CRM
顧客とのコミュニケーションの履歴をしっかり残しておくことで、
顧客の傾向が把握でき今後の対策が可能となります。
また、お互いの担当者が変わった時も以前と変わらない対応が可能となります。
・MAツール
集客の状況確認から、
名刺・メールアドレスの獲得 ⇒ 顧客の育成 ⇒ アポイント
までを効率よく行えます。
業務によっては経験がないとなかなか自分のものに出来ないものもありますが、
動画を使ってのマニュアルや、実際に作業を行った動画からの作業分析、
熟練者との比較等で技能伝承にかかる時間やコストを圧縮することが可能です。
マニュアルを作成するにも多くの時間やノウハウが必要ですが、そういった手間も削減できます。
上記でも記載させて頂きましたが、業務が属人化していた場合、その人がいなくなったら業務が滞ってしまいます。
それを防ぐために実際に企業が行っている事例や考え方を紹介させて頂きます。
業務の属人化を改善させることは簡単ではないですが、取り組まないといつまでも変わりません。
ITサービスをうまく活用して各業務内で属人化している部分を改善していきましょう!
明電商事では、属人化の改善に繋がるITサービスの各種取り扱いを行っております。
また、その為のコンサルティングも行えますので、業務の属人化を改善したいとお考えの際は是非ともお問い合わせ下さい!