電子契約・電子帳簿保存法によって得たメリット・お客様の声をご紹介!
コロナ禍によるリモートワークの推奨やDXの推進、電子帳簿保存法への対応等によって電子契約を行われる企業が非常に増えています。
以前では会社に行かなくても契約業務が出来るといった点や脱ハンコというニーズが多かったですが、
最近では取引先からの要望で導入を検討したいという声が多くなっています。
そんな電子契約の、実際に利用頂くことでメリットを得られている事例やお客様の声を紹介させて頂きます。
1.電子契約とは
電子契約とは、電子ファイルをインターネット上で交換して電子署名を施すことで契約を締結し、
企業のサーバーやクラウド上等に電子データを保管しておく契約方式になります。
従来は合意内容を証拠として残すために紙で作成した書面に印鑑で押印して取り交わされていた契約(契約書)ですが、
この紙の契約書に代わり、電子データに電子署名をすることで契約を電子締結することで、
紙の書面による契約と同様の証拠力と認められます。
営業活動の業務改善
売買契約や秘密保持契約書の締結スピードやコスト削減に繋がった。特に秘密保持契約書や売買契約の個別契約書は両社で確認及び同意する項目が多くなりますが、
紙で契約を行う場合は契約内容に同意してから製本し、押印して発送、さらに契約相手に押印頂いてから
手元に届いて初めて契約が完了ということで手間や時間がかかっていました。
しかし電子化により同意後すぐに(リアルタイム)契約が結べることで、契約のスピードが大幅に向上しました。
また、個別契約書では印紙代の負担がありましたが、印紙も必要なくなったことでコストの削減に繋がりました。
海外の取引先との契約もスムーズに。
海外の取引先となると、紙で行う場合は現地に行けば多大なコストがかかりますし紙を送るにしても時間がかかっていましたが、
電子契約を行うことでリードタイムを短縮することができました。
特に海外との取引は、時間が勝負でビジネスチャンスに大きく関わることがあるので非常に助かっています。
電子帳簿保存法の対応が悩まずに進められた。
2022年1月1日から電子帳簿保存法への対応に迫られていましたが、明電商事さんから紹介された「NINJASIGN」の文書管理プランで、月額5,000円という
非常に安いコストで電子帳簿保存法への対応が出来て非常に助かりました。
契約を結ぶまでの説明やデモ版の発行によって、使ってみてから契約が出来たこともあり安心して導入できました。
複数の企業が絡む契約が簡単に結ぶことができた。
1対1での契約でも手間はかかりますが、それが4社での契約であり、おまけに1社は海外の企業でした。紙で契約を行っていれば各社の押印を集めるだけで相当の時間を覚悟しなければならなかったですが、
電子契約であれば内容に同意してしまえば押印の順番もないので、海外の企業を含めて短時間で契約を締結することが出来ました。
オフィスが広くなった。
紙で多くの契約書等の書類を保管していましたが、電子契約になったことと電子帳票保存法の改正により電子保管だけで良い書類が増えたことで、書庫も削減できオフィスが広くなりました。
書類を探す時間がなくなった。
契約書を探すのは非常に手間で、時間もかかっていました。電子保管することで検索によってすぐに必要な書類(契約書)が
取り出せるようになったので、書類を探すという面倒な時間がなくなりました。
3.電子契約 業界・業種別のメリット
ここでは各業界で頂いた業界別のお客様の声を紹介させて頂きます。
サービス業(小売業・飲食業・流通業)
アルバイトやパートの方との雇用契約を電子化したことで、採用決定後に書類の提出をお願いしていたのが、
メールを送ってフォームに入力してもらうことで雇用契約が結べるようになり、
お互いの手間や雇用契約が完了するまでの時間を短縮することができました。
保守メンテナンス業界
毎月、多くの企業との請負契約書を発行しており、契約や発送等の手間に加えて
保管等の管理も大変だったが、電子化したことで手間が減っただけでなく保管スペースも必要なくなりました。
さらに検索が可能になって、必要な契約書を直ぐに取り出せるようになりました。
営業会社
契約書の不備が減ったことが大きいです。
紙に手書きですとどうしても記入漏れが起こりますが、
電子契約であれば未記入のものがあればその場でエラーがでますので、不備がほぼ起こりません。
契約書の取り直しはお互いにストレスですし、場合によっては解約に繋がるので電子化して良かったです。
システム会社
契約書の手間と印紙代の削減に繋がりました。
システムの契約となると契約書の内容量も多く、製本の手間も大変です。
また、契約額が大きいので印紙代もバカになりませんし、クライアントに負担いただくのも心苦しかったのですが、
電子契約によって製本の手間から解放され印紙代も必要なくなりました。
同意後の契約までの時間が短縮したことも、業務を進める上で助かっています。
NINJA SIGN
アルバイトやパートの方の電子契約に対応している契約書の種類が非常に多いことと、サポートが電話対応をしてることもあり、25,000社以上の企業でご利用頂いております。
また、電子帳簿保存法のみに対応した電子保管サービスも安価で提供しています。
楽々DocumentPlus
文書管理システムとして多くの企業でご利用頂いていますが、電子帳簿保存法へも対応しています。
メリットとしてはクラウド・オンプレミスどちらにも対応していることが挙げられ、
あいまい検索、ワークフローといった機能も好評頂いています。