議事録の重要性とは？作成時間や手間の削減について紹介！
オンラインでの会議（web会議）が増えており、コミュニケーションの取り方が変化してきています。
より一層、エビデンスをしっかり残すことが重要となってきています。
しかし議事録を作成するには多くの時間や手間、そして集中力を必要とします。そういった面倒を減らすサービスも今回、紹介させて頂きます。
目次
１．議事録とは
先ず議事録とは？という話となりますが議事録にも様々な種類があり、主には社内会議などの備忘録または記録を残す役割があります。
また、社外の方との打ち合わせでは会議にて議論された内容や取り決められたことなどを記録し、
会議の参会者や関係者などと共有することを目的としています。
議事録を残していなかった場合、後からお互いの言い分が食い違うといった話も耳にすることがあります。
そういったことを防ぐ為にも重要な役割をしていますが、
本来議事録とは会議の内容を過不足なく伝えることが最大の目的であり、成果物となります。
２．エビデンスとは
少し横に逸れますが、ビジネスの中でよく「エビデンス」という言葉を耳にする場面が日常的に多いかと思いますが、
改めてエビデンスとは何かも紹介させて頂きます。
英語「evidence」がカタカナ語として定着したもので「証拠」「物証」「根拠」となり、基本的には「証拠」と捉えておけば良いです。
ビジネスの中でやり取りしたメールや取引先から届いた提案書や指示書等もエビデンスとなりますが、
今回のテーマである「議事録」も勿論、エビデンスとなります。
３．議事録作成が重要な理由とは
ここでは議事録を作成することが重要である理由を紹介させて頂きます。
会議の内容を正しく周知
会議の内容・決定事項などの関係者に周知徹底が必要な情報は、資料や口頭での伝達だけでは正確に伝わらない可能性があります。
議事録を会議で行われた内容の「証拠」として、内容を漏れなく、誤解が生じないように伝達しなければなりません。
正しく情報が伝わらないと、会議を行った意味がなくなってしまいます。
責任の所在を明確にする
会議（打ち合わせ・商談）を行なった内容を議事録で明確に記載しておく必要があります。
記載されていないと責任の所在があいまいになることや
互いの話のニュアンスの取り方で認識の差が生じてしまい、それにより様々な問題が生じてしまいます。
業務の優先順位を明確にする
業務には一般的に優先順位が付けられます。
重要事項だけでなく、それに紐づく細かな業務も、どれを優先させるべきか明確にしておく必要があります。
議事録を作っておかないと優先順位があいまいになり、その結果、
重要事項の進捗にも大きな影響を与える可能性があります。
「業務効率の低下」「責任の所在のあいまい」「業務の優先順位のあいまい」で起こる問題は、
いずれも会議の席上では出席者が共有して、問題ないと認識しています。
しかし、認識のズレは完全には防げません。
その認識のズレをなくせるのが議事録です。
次回会議の高品質化に
会議は、同一のテーマで何回も開かれることが多くあります。
このとき前回の会議の内容を正確にまとめた議事録がないと、
前回の会議の内容を確認をする無駄な時間が生じ、会議が長くなってしまいがちです。
議事録を毎回しっかり残すことや、会議の前に目を通すクセを付けることで会議の質を上げられます。
手間が掛かる
議事録を作成する為には、会議中にメモを取ることやPCでのタイピング、音声録音といった方法で、先ず議事録作成の為の基になる素材を得ることが必要です。その後にようやく議事録として纏めていきます。
文字に起こしたり要件を纏めたりするのは、非常に手間がかかりますし集中力も要します。
さらにそこから議事録を完成させるとなると、より多くの手間がかかります。
議事録の作成は体力を消耗する業務と言えます。
時間が掛かる
文字起こしにかかる時間はだいたい４倍が目安と言われています。よって、１時間の会議でも文字起こしするとなると４時間の時間を要することになり、
要点を纏めていくことなどを考えると非常に多くの時間がかかります。
議事録を作成する為に他の業務が手を付けられないとなると、
議事録作成がどれだけ重要と分かっていても、後回しになりがちではないでしょうか。
議事録のためだけに残業や休憩時間を返上したという経験のある方もいらっしゃると思います。
５．音声認識システムAmiVoiceで作業時間や手間を削減！
議事録について説明させて頂きましたが、ここからは議事録作成の手間や時間を削減し、
より良い議事録を作成する為に有効なツールとして、国内シェアNo1音声認識システム「AmiVoice」を紹介させて頂きます。
AmiVoiceとは
AmiVoice®は、国内シェアNo.1※の音声認識技術になります。
他国語に比べて認識させることが難しいと言われる日本語の認識率も、
純国産の音声認識システムのため非常に高い精度を実現します。
※ 出典：ITR「ITR Market View : AI市場2020」音声認識市場ベンダー別売上金額シェア（2015～2020年度予測）
詳しい情報はコチラ
６．AmiVoiceの議事録作成ソリューション
AmiVoiceでは議事録作成にも幾つかのラインナップがありますが、ここでは代表的なサービスを紹介させて頂きます。
AmiVoice Super Meeting Memo
「AmiVoice Super Meeting Memo」は、音声認識を用いて会議や打ち合わせの発言を即時テキスト化することで、
議事録作成の業務負担を軽減し、効率化を図ることができるクラウド型の議事録作成プラットフォームサービスです。
会議中の発言をリアルタイムに音声認識するため、会議後すぐに議事録作成に取り掛かることができます。
議事録作成をサポートする多様な編集機能も搭載しているため、より効率的に議事録を作成することができます。
詳しい情報はこちら！
AmiVoice ScribeAssist
「AmiVoice ScribeAssist」は対面・Web問わず、日々の会議やお打合せ、面談、セミナーや勉強会などの
幅広いシーンにてご利用いただけるスタンドアロン型文字起こし支援アプリケーションです。
こちらも会議中の発言をリアルタイムに認識させることができる他、
ICレコーダで録音した音声データ、Web会議の録画データからの取り込みも可能です。
発言ごとにタグ付けやハイライトをすることが出来るため、会議の要点をすぐに纏めることが可能です。
詳しい情報はこちら！
AmiVoice® ProVoXT
「AmiVoice ProVoXT」は自治体や企業、放送メディアなど幅広い業種でご活用頂ける議事録作成支援クラウドサービスです。
Web上に音声をアップロードし音声認識処理を行います。
認識結果のデータを活用することで、ゼロからの文字起こしと比較し、より素早く効率的に業務を行うことが可能になります。
７．議事録作成でAmiVoiceを活用する３つのメリット
音声認識システムAmiVoiceを利用する特に大きなメリットを、３つ紹介させて頂きます。
① 作業時間（作成時間）の短縮
文字入力や書き出しといった作業を音声認識によって半自動化することで、
作業（作成）時間の短縮など業務効率化（業務改善）を行うことが可能です。
② ミスの削減
音声認識によって文字起こしを行う為、聞き逃し等のミスを削減することが可能です。
③ 業界ごとに特化したエンジン
各業界ごとに専門用語がありますが、AmiVoiceでは業界ごとに特化したエンジンがあります。
また、会社独自の用語や滅多にない名前の方といった「単語」を辞書に登録することで、認識させることも可能です。
そして「日本語(の音声認識)に強い」という普通はあまり意識しない部分での強みもあります。
８．まとめ
議事録作成には時間がかかりますし、手間も取られます。
AmiVoiceを用いることでその時間や手間を大幅に削減できます！
また、企業様によってAmiVoiceでどのサービスが良いかを検討する必要もありますが、
明電商事では大小問わず多くの企業様にAmiVoiceを提案及び導入支援を行っております。
先ずはご相談頂ければ、デモや無償貸し出しで貴社に最もフィットするソリューションを提供させて頂きます。
是非ともお気軽にお問い合わせください！
