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文書管理

文書管理・図面管理システム デジタルドルフィンズ 枚岡合金工具

製造業の現場で生まれた文書管理システム・図面管理システムです。
顧客対応のスピードアップ、書類探しのコスト削減が実現し、
さらには営業スタイルまでもが生まれ変わります。


•「デジタルドルフィンズ」は、株式会社コネクテッドの登録商標です。

文書管理に失敗しない!導入フロー

文書管理システムの失敗を解決!
徹底した3Sを土台とした文書管理コンサルティングを実施


ルール決めや話し合い、文書管理の進め方への理解が不十分だと、
せっかくシステムを導入して使われずにホコリをかぶってしまいます。

文書管理とは、ソフトの機能ではなく『業務の改善』なのです。

枚岡合金工具では、16年以上にわたって徹底した3S活動(整理・整頓・清掃)に取り組み、
『モノ探しのムダ時間』をなくすため改善活動を推し進めてきました。


※参考 http://sg-loy.com/



そこから誕生したのが、書類を瞬時に取り出せる『情報の3S』のツール、デジタルドルフィンズです。
我々には、情報の整理・整頓を定着させるための教育ノウハウがあります。

徹底した3Sを土台とした文書管理コンサルティングで、お客様のスタートダッシュを支援します。

1.導入前 > 文書管理コンサルティング

文書管理オリエンテーション なぜ文書管理が必要か?
どのように文書管理を進めていくべきか? 文書管理の方針についてご説明します。


文書の棚卸し
要る書類と要らない書類を洗い出し、整理します。どんな書類が要らない書類か?といったこともご説明します。


文書管理のルール構築
誰がいつ、どの段階で書類を登録すべきか? 図面はどの状態で登録するべきか? 等々、
お客様の会社の実際のワークフローに合わせて、ルール構築をお手伝いします。
 

2.導入時 > 教育

一般使用者向け教育
書類のスキャンから入力・検索の仕方まで、皆さんがすぐに使い始められるようご説明します。


管理者向け教育 
デジタルドルフィンズの設定方法をご説明します。
 

3.導入後 > 再教育

ルールの見直し
しばらくお使い頂いてから、改めて使用状況をヒアリングいたします。
書類の登録ルールの問題で文書管理が定着していない場合は、ルールの見直しを行います。


再教育 
使いこなしの問題で文書管理が定着していない場合は、再教育を行います。
 
 

4.導入後 > サポート

パソコン何でも相談
PCやインターネットに関するサポートも承ります。
仙人のIT担当者がいない企業さまに非常に喜ばれています。


瞬時に解決!リモートサポートサービス 
インターネット経由でお客様のPCを直接メンテナンスさせていただくこともできます。
電話やメールのやり取りよりも的確に、ご訪問よりも迅速に、問題解決します。
 
 
情報資産を守る、万全のデータバックアップ
自動でデータのバックアップを取ります。
さらにバックアップの失敗を防ぐため、バックアップ状態を自動的に監視します。
システム担当者さまの手を煩わせることなく、常にデータが保全されます。


業務をストップさせない!故障時サーバー無償貸出
サーバーが故障した場合でもお客様の業務をストップさせないよう、
代替のサーバーを無償でお貸出しします。
 

機能

1.すべてのデジタル資産を引き継ぐ

あらゆるファイルに対応

デジタルドルフィンズは、
紙書類だけでなくあらゆる種類のファイルに対応します。

Word、Excel、PDF、デジカメ写真、フォルダー、CADデータなど
そのままデジタルドルフィンズでの管理へ移行できます。

既存のファイルサーバーからの移行もカンタン

既存のファイルサーバー(共有フォルダ―)からデジタルドルフィンズ移行を強力に支援します。
ファイル一つ一つをデジタルドルフィンズに入力し直す手間が省けます。

 2.紙文書のデジタル化につまづかない

自動文字認識(OCR)と自動入力(オプション)

スキャンした書類から文字を読み取り、
デジタルドルフィンズへの入力を自動的に完了させます。
同じ様式の大量の書類を高速に電子化できます。

 3.書類の行方不明を防ぐ、パワフルな検索

詳細・高度な検索

デジタルドルフィンズの検索はシンプルなだけではありません。
高度な条件で目的の書類を探し出すことができます。

例1) 5月3日に○△製作所に送った見積書を検索
例2) 1月に受注した注文書を全て検索
例3) Aさんが入力した製造部の書類を全て検索

全文検索機能(オプション)

 4.あんしん・安全な情報共有

あらゆる業種の文書体系に対応

デジタルドルフィンズの文書分類ルールは、
お客様の会社の文書体系に合わせて自由にカスタマイズできます。

製造業・サービス業・教育機関・士業など、業種を問わず
広くご活用頂いています。

既存のファイルサーバーからの移行もカンタン

既存のファイルサーバー(共有フォルダ―)から
デジタルドルフィンズ移行を強力に支援します。

ファイル一つ一つをデジタルドルフィンズに入力し直す手間が省けます。

安全・確実なデータ入力を支援



・入力漏れのチェック機能
・誤編集の防止機能
・操作ログ機能

柔軟な権限

管理者・一般使用者・閲覧者・システム担当者など
実運用に合わせた柔軟な権限を設けることができます。
 

他システムとの連携

 
デジタルドルフィンズは、お使いの販売管理・生産管理システムとの連携が可能です。
大量の書類を、高速・正確にデジタルドルフィンズに入力することができます。
 

 
文書管理に失敗しない秘訣はコレ!

入力作業の手間は、文書管理がなかなか進まない理由のひとつです。
販売管理・生産管理システムとの連携によってデジタルドルフィンズへの入力作業は
5~10分の1ほどに短縮でき、入力ミスも見積書の品名も 確認の手間もなくなります。
 

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