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文書管理

文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus 住友電工情報システム

文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。
作成日や契約先、製品型番などの属性を付与して管理でき、
登録したファイルは、高性能の検索エンジンと高速ビューワにより、
必要な情報をスピーディに検索・表示できます。

出張先や在宅勤務中でも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートします。


•「楽々Document」は、住友電気工業株式会社の登録商標です。

特長

楽々ドキュメントの特長説明の画像

らくらく検索

【高速検索】Word、Excel、PPT、PDFなど、データ形式を問わずに可能。
【ピンポイント検索】膨大なページ数のファイルも、ヒットするページをピンポイントで検索。
【あいまい検索】入力キーワードに一致しなくても検索可能。

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サクサク表示

高速ビューワ搭載。
クリックしたら瞬時にファイルを表示 PCにインストールしていないソフトのファイルも表示OK。
さらに見たいページをピンポイント表示・ヒットした箇所をハイライト表示も可能。

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かんたん登録

ドラッグ&ドロップで直感的に簡単登録。
登録文書の内容に応じて承認ワークフローを簡単起動可能。
複合機から自動登録、メールの取り込みも可能。

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万全のセキュリティ

文書登録、更新、閲覧の権限管理 閲覧権限のない文書は検索結果にも現れない設定に。
内部統制に対応する操作ログ管理で堅牢なセキュリティ。

契約書管理

契約書管理に必要な期限通知や自動更新などの期限管理機能が充実しています。
また、契約書の新旧比較や基本契約・個別契約の関連付けによる相互参照が可能です。



契約書の更新管理

  • 自動通知
    期限が近付くとシステムから自動的に関係者にメールで通知する機能です。
    契約書管理など期限のある文書を管理する際にご活用いただけます。
    更新期限を超えても改定作業をしていない場合は、管理担当者へ督促メールの送付も可能。
    該当する契約書はそれぞれの状態が6段階の一覧で確認できるため、一目で全体の進捗状況が確認できます。

  • 自動更新
    期日と更新間隔を設定可能。
    契約更新のたびに新しい期日に自動更新され、毎年や半年単位で繰り返し通知することができます。

  • 複数期限管理
    通知対象となる期限日を、ひとつの契約書に対して複数設定可能。
    (例:満了日と、継続や解約を判定するための更新期限)

古い契約書との変更点比較

  • 新旧契約市で契約内容の比較
    新旧で比較、変更箇所は色分けして表示します。契約内容の変更点をピンポイントで確認できるので、ミス減に寄与します。

契約書同士のリンク付け

  • リンク付け
    契約書同士をリンクして関連付けることができます。
    たとえば、基本契約書と個別契約書のような上位契約書と下位契約書を関連付けて相互に参照することが可能。

ISO文書管理

ISO9000/14000に基づいた文書管理を行うために必要な機能が揃っています。

ISO文書管理のポイント 楽々Document Plusの機能
原本管理がされているか? 作成した文書の元ファイル(Word,Excel等)および配付用のPDFファイルを電子データとして保管します。
最新版が管理されているか? 版管理機能により、ユーザは常に最新版を閲覧することができます。
また、改訂前の旧版文書を保管・参照することも可能です。
公開日指定すると、自動で文書を一斉公開したり、関連する複数の文書を一斉改訂できます。
また、改訂された文書は公開と同時に旧版となるので、最新版と旧版の混在を防止できます。
定められた承認者によって承認されているか? ワークフロー機能により、定められた経路で電子承認を行います。
また、いつ・誰が承認したのかという記録も確認できます。
 関係者にきちんと配付されているか?  ワークフロー機能で配付先を設定することで、関係部署・担当者に配付することができます。
 定期的に見直しがなされているか?  設定したルールに基づき、定期的な見直し実施の通知を管理者に行います。
また、見直し作業の結果も記録できます。
記録はすぐに取り出せるようになっているか? 文書種別ごとのフォルダや属性(文書番号、文書名など)によって、文書を明確に管理できます。
また、高性能の検索エンジンを搭載しているので、調べたい内容を簡単に探し出すことができます。
セキュリティが確保されているか? 部署や役職、ユーザに応じ閲覧や編集などの権限設定により、「不必要な文書は閲覧・操作させない」ことができます。

配付ワークフロー/定期見直し機能

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