山梨県のスマート自治体研究会が行った調査によると、
9つの市町村課において議事録の作成にかかった時間は年間7,305時間、コストは1,450万円にも上るそうです。
議事録作成業務は、1件ごとにかかる時間やコストは少ないですが、
積もり積もれば多大な時間とコストに繋がるため、作業を効率化することが重要です。
本記事は、議事録作成の作業効率方法、費用の軽減方法について解説しています。
参考：スマート自治体研究会「議事録作成事務に関する調査結果」
目次
議事録の作成は、スピードが最優先です。
会議の参加者やプロジェクトの関係者に議事録を送る目安は、会議終了後24時間以内とされています。
会議が終わってから2時間後には議事録を上司に提出するようにし、
添削してもらいながら仕上げて、24時間以内には関係者に送付できるようにしましょう。
議事録の作成速度を優先し、デザインや編集にこだわりすぎず効率よく作業することが求められます。
Web会議の議事録作成を効率化させるコツには、以下のようなものがあります。
・ホワイトボード機能の活用
・画面録画・録音機能の活用
・共有ドキュメントツールの活用
・チャット機能の活用
・議事録自動作成ツールの活用
詳しくは以下で解説します。
議事録作成時には、Web会議のホワイトボード機能を活用しましょう。
Web会議のツールに搭載されているホワイトボード機能は、
フリーハンドでの書き込みやキーボードを使ったテキストの打ち込み、図形の挿入ができます。
会議を進めながら大まかな議事録の作成や、会議中のメモ代わりとして活用すれば簡易議事録として利用可能です。
また、編集や保存の仕方も簡単で分かりやすく、
会議中に画面を共有しながらイメージを共有することで、さらに議事録の作成を効率化できます。
Web会議のツールには画面録画や録音機能が備わったものがあります。
画面録画・録音機能を活用すれば、
会議が終わった後でも会議の内容を確認でき、誰が何をどのように発言したかがそのまま記録されるため、
発言時の雰囲気や周囲の反応を録画で確認可能です。
また、手書きのメモだけでは足りない情報の再確認もできるため、より精度の高い議事録の作成に役立つでしょう。
Googleスプレッドシートなどの共有ドキュメントツールを活用すれば、
会議中に大まかな議事録を作成しながら会議を進められます。
複数人で協力してドキュメントへ書き込むことで、より精度の高い議事録が完成します。
さらにドキュメントツールのマーカー機能や文字の装飾機能を利用すれば、
どの部分が大切なワードだったかや、重要度の高い会話部分を見返す際に、効率よく確認できるでしょう。
Web会議ツールのチャット機能は、会議終了後にチャット記録のダウンロードができるものがあります。
質問に対する回答にチャットを利用すれば、会議後に集計する際に作業の軽減につながるでしょう。
また、共有ドキュメントと同じように、複数人でチャット機能を利用して大まかな議事録を作成しておくことも可能です。
議事録自動作成ツールとは、会議中の音声を自動でテキスト化してくれるツールです。
議事録自動作成ツールを活用すると、議事録終了時にはざっくりとした議事録が自動で作成され、
議事録作成の負担を大幅に削減できます。
AIが自動で音声を読み取りテキスト化し、重要ワードのタグ付け、発言者の自動聞き分けまでできる作成ツールもあり、
議事録作成の効率化に大きくつながります。
議事録自動作成ツールごとに搭載されている機能が異なるため、今回は明電商事のAmiVoice ScribeAssistを例にとって機能を紹介します。
音声自動認識機能は、マイクで音声を録音し、ノイズを取り除いた音波から母音や子音など音の要素を特定し、テキスト化する機能です。
昔の音声認識機能は発音を強調して読み取らせる必要がありましたが、
AI技術の発達によって日常会話をテキスト化できるほど機能が向上しています。
AmiVoiceの音声認識機能は精度が高く、
最新のディープラーニング技術に加えて、リアルタイム認識とバッチ認識の2つの認識方法 を採用しています。
バッチ認識は、録音したファイルから音声を読み取る方法です。
リアルタイム認識と合わせて録音したファイルを読み取るため、より精度の高い日本語の音声認識を実現します。
話者識別機能は、声紋から発言者を割り出し、「誰が話した内容か」を記録する機能です。
AmiVoiceの話者識別機能は、デバイス割り当て機能とAI話者識別機能を利用しています。
デバイス割り当て機能とは、Web会議に利用するパソコンやマイクなどのデバイスごとに1人ずつ発言者を設定できる機能です。
また、AI話者識別機能は会議に参加するメンバーを事前に登録し、会話や発言内容から登録されたメンバーと発言を自動で紐づける機能です。
編集機能は、テキスト化された認識結果を議事録担当者が修正する機能です。
日本語は同音異義語や略語が多いため、細かい部分は人間の手で修正しなければならない場合もあります。
音声認識機能だけではなく、テキスト化された後の編集機能もツールの使いやすさを左右する重要なポイントです。
AmiVoiceは、自動で文字起こしされたテキストの編集機能が充実しています。
例えば、発言内容をキーワードごとに色付けや、発言のタグ付けができます。
また、音声認識中でなければ、テキストとあわせて音声を聞きながら編集作業ができます。
単語登録機能は、社内だけで使われている単語や業界用語などを事前に登録しておくことで音声認識の精度を高める機能です。
AmiVoiceの単語登録機能は、社内独自の単語や業界用語を登録できるため、重要な単語も正確に読み取れます。
また、辞書に載っていない単語が出てきたときは「未知語」として登録され、読みを割り当てることですぐに登録できます。
Web会議で議事録自動作成ツールを用いる際は、PCのスピーカー近くにマイクを置く方法もありますが、あまり現実的ではありません。
Web会議システムとの連携機能が搭載されていれば、Web会議の音声をマイクを介さずに直接読み取ることができます。
AmiVoiceは、ほかのWeb会議システムとの連携機能があります。
Teamsとの連携をすることで、議事録のダイレクト出力機能が利用できます。
また、リアルタイム認識機能を活用し、Zoomでの字幕連携機能も利用でき、Web会議をより円滑に利用できるでしょう。
議事録自動作成ツールには、以下のようなメリットがあります。
・議事録作成業務の負担と費用の軽減
・会議後の実行をスピーディーに
・自動作成だからこそ気づけるポイントがある
詳しくは以下で説明します。
議事録を人の手で一から作るとなると、会議の録音から始まり、文字起こしや発言内容の整理など多くの手間がかかります。
さらに長時間の会議となると議事録作成に多くの人員を割く必要も出てきます。
一方で自動作成ツールを利用すると、
会議が終了した時点である程度の議事録ができ上がっているため、発言内容の整理や編集だけで済み、作成者の負担が大きく削減できます。
また、作業の自動化や効率化でそれまで議事録の作成に必要だった人員を減らすこともでき、人件費の削減にもつながります。
自動作成ツールで議事録作成時間を大きく短縮できるため、プロジェクトの実行により早く取り掛かれます。
また、より精度が高く質のよい議事録を作れるため、プロジェクトのタスクやそれぞれのメンバーのやるべきことが明確になり、
より円滑にプロジェクトを進めることができるでしょう。
自動作成だからこそ気づけるポイントがあります。
自動作成では、手書きの場合にはメモしないような些細な情報も記録されます。
また、録画や録音機能は雰囲気や周囲の反応や発言のニュアンスなどもそのまま記録され、後から会議を見直すことも可能です。
そのため、会議中の伝わりづらかった場面や発言すべきでは無かった発言などの反省ができ、その後の商談や会議に生かせます。
議事録自動作成ツールを導入する際には、以下のポイントをおさえてどのツールを利用するか選定しましょう。
・日本語音声の認識精度
・編集機能の使いやすさ
・単語登録・検索機能
詳しくは以下で解説します。
日本語音声の認識精度は選定ポイントのうち最も重要ともいえる点です。
なぜなら、日本語音声は英語音声よりも大変複雑なので、ツールによって認識精度に大きく差が出るためです。
議事録自動作成ツールを選ぶ際は、日本語音声の認識精度の高いツールを選びましょう。
編集機能の使いやすさも、ツール選定時の重視すべきポイントです。
特に発言と発言者、その部分の音声が紐づけられるものやマーカー機能、タグ付け機能などがあると、編集作業がしやすくなります。
単語登録機能や検索機能があると、確認作業や発言の抽出作業が円滑になります。
特に社内独自の単語や業界専門用語があると、正しく音声認識できないケースもあるため、
単語登録機能があるとより精度の高い音声認識、文字起こしが期待できます。
AmiVoiceは、純国産性の議事録自動作成ツールです。
純国産のツールであるため、日本語の研究に対して豊富な知見をもっています。
また、日本語の音声認識精度が高いだけでなく、編集機能や検索機能も使いやすく、議事録作成者の作業効率を上げるために最適なツールです。
議事録自動作成ツールはぜひ、AmiVoiceをご検討ください。