コロナ禍でリモートワークの浸透と共に検討が広がっているのがオフィスのフリーアドレス化になりますが、フリーアドレス化にあたって気を付けることやメリットなどを紹介させて頂きます。
目次
フリーアドレスとは、従業員が従来の固定された自分の座席を持たずに
席を自由に選択できるオフィススタイルのことです。
1987年に世界で初めて清水建設技術研究所が提唱したフリーアドレス(清水建設ホームページより)は、
実は日本生まれのビジネス環境のスタイルになります。
2020年からの新型コロナウイルスの感染拡大により、働き方は大きく変わってきています。
政府からの要請や社員の安全確保の為に出社制限や時差通勤が行われる様になり、
在宅勤務やテレワークを進めざるを得なくなりました。
ビジネスの環境を再構築するために、ノートパソコンやWeb会議システム、
ペーパーレス化といったICTシステムを急遽、導入された企業もあると多く耳にしました。
そんな中で出社率を下げることが当たり前になった企業や、
そもそもリモートワークが基本となった企業も、スタートアップ企業やIT企業を中心に広まっています。
そこで、オフィスそのものを縮小されたりソーシャルディスタンスを確保する為だったりということが、
フリーアドレス化への追い風となっています。
フリーアドレス化を行うことで、どんなメリットがあるかを紹介させて頂きます。
座席が固定されていると導線を広く取る必要があったり、
書類もいつの間にか溜まってきたりするといったことがありますよね。
フリーアドレス化を行うには基本的にペーパーレス化を進めることが前提となりますので、
紙を減らすことになり、個々の資料やキャビネットの資料も減らすことに繋がります。
それによってデスクだけでなくキャビネット等も減らすことになりますので、省スペース化が実現できます。
いらないものが置けなくなるので、社内の無駄なものが減りオフィスの美化に繋がります。
固定席と違い、物も減ることで見晴らしもよく、
他の人と会話する機会が増えますので社内コミュニケーションの活性化に繋がります。
ペーパーレス化によって資料の印刷や保管場所が減ることで、コストの削減に繋がります。
フリーアドレス化を行うにあたってのデメリットも紹介させて頂きます。
執務エリアがコミュニケーションエリアとなることで、人によっては業務に集中しづらいといった弊害もあります。
また、人によってはコミュニケーションが増えることを嫌う場合もあり、業務に支障をきたすことも。
業務や職種によってはフリーアドレスに向かない場合もあります。
特にノートPCでは行えない業務や多くの資料を用いる必要がある場合は、フリーアドレス化は困難と言えます。
とりあえずやってみようといった取り組みでは得られるものがなく、失敗に終わるのがフリーアドレス化です。
企業としてフリーアドレス化を行うことによって得られるメリット、
あるべき姿、その為に周知等の行わなければならないことをしっかりと検討し、
社内で同意を得た上でスタートすることが成功への道となります。
フリーアドレスを導入することで、働き方(オフィス環境)に大きな変化が生まれます。
メリットもありますが、デメリットもあります。従業員が混乱しないようにルールをしっかり決めましょう。
業務が円滑に進むように、企業にあったルールを定めていきましょう。
また、感染症対策としてアルコール等でのテーブルの清掃を行うといった部分まで、細やかに決めておくことが大切です。
先ずは、持ち運びが可能なデバイスや無線LAN等のITインフラに加えて、
執務用具を収めるロッカー等の収納の準備が必要となります。
また、紙等の現物で保管しなくて良い為のシステム・サービスを導入して、
ソフト面も整備していく必要があります。
例えば文書管理システムや電子契約サービスといったものから、
名刺管理やワークフロー等を整えるだけでも業務の無駄、ムラが無くなります。
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