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今こそ知りたい!電子契約とは?

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コロナウィルスによる緊急事態宣言が初めて発出されたころ
在宅で仕事をしていてもハンコを押すために担当者が出社をしなければならない「ハンコ出社」が話題を呼んだことがありました。
従業員を危険にさらすことになる上に、その為だけに出社することは勿体ないことですよね。

そういったこともありDX化の中で契約についても電子化を進められる企業が急激に増加しております。

近年、契約書の電子化については政府が方針として「ペーパーレス」や「脱ハンコ」を打ち出していることもあり、
電子契約書(電子契約システム)を導入を検討したいが、実際に、契約書の電子化を導入するにあたって、有効性や導入方法について心配に感じる方も多いと思います。

今回は電子契約について紹介させて頂きます。

 

1.電子契約とは 

電子契約とは、電子ファイルをインターネット上で交換して電子署名を施すことで契約を締結し、
企業のサーバーやクラウド上等に電子データを保管しておく契約方式になります。

従来は合意内容を証拠として残すために紙で作成した書面に印鑑で押印して取り交わされていた契約(契約書)ですが、
この紙の契約書に代わり、電子データに電子署名をすることで契約を電子締結することで、紙の書面による契約と同様の証拠力と認められます



2.電子契約の証拠力について 

そもそも契約書とは合意内容の証拠として残すものであるため、電子契約も証拠力が認められなければ電子で契約を行う意味がありません

契約書が証拠として認められるためには、本人の意思でその契約書を作成したことを証明する必要がありますが、
本人の署名又は押印があるものについては、本人の意思によるものと推定されております。

※民事訴訟法第228条第1項、第4項

電子契約の場合も同様の規定があり、電子署名がされた電子での契約書(電子文書)については、押印した契約書と同様の効力が認められます。

※電子署名法第3条 民事訴訟法第228条
1. 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
4. 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

電子署名法第3条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの・・・は、
当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名・・・が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

詳細が気になる方は以下の経済産業省のリンクでご確認下さい。

利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法3条に関するQ&A)


電子契約と書面契約の違い

  形式 証拠力 事務処理
押印 安全性の担保
(改ざん防止)
送付 保管 印紙
電子契約 電子データ
(PDF)
電子署名
または
電子サイン
タイムスタンプ インターネット通信 サーバー 不要
書面契約 文書 印鑑
or
印影
契印・割印 郵送
or
持参
書棚 必要




3.電子契約の種類 

電子契約サービスには、大きく分けて2つになります。

当事者署名型        :当事者が電子署名を行なう
立会人署名型(事業者署名型):事業者が電子署名を行なう

こちらををさらに分類しますと、3つに分類されます。

ローカル署名
 電子証明書をUSBトークンやICカードなどで物理的に本人が保有・管理し、契約する際には自身が利用するPCなどのローカル環境で署名を行う方法を言います。

リモート署名
 経済産業省によって「一般にリモート署名事業者のサーバーに署名者の署名鍵を設置・保管し、署名者の指示に基づいてリモート署名サーバー上で署名者の署名鍵で電子署名を行う方法を言います。

クラウド署名
 電子署名を実施するサービス側で利用者の秘密鍵(署名鍵)を保管し、利用者が当該サービスへログインし、自らの秘密鍵(署名鍵)で電子署名を行う方法を言います。
 この電子契約の分類をわかりやすく図解すると、以下のとおりです。 



4.電子契約7つのメリット 

業務効率の向上・コストの削減

最初に上げたいのが業務効率の向上です。
紙の契約書の場合、1つの契約を締結するまで多くの事務作業が必要になります。
例を挙げると、「契約書を印刷し、製本する」「契約書に収入印紙を貼る」「封筒に宛名を記入する」
「封筒に契約書を封入する」「郵便局に投函しに行く」「契約先に持参する」といった多くの手間がかかりますが、
電子契約であればこういったプロセスを省けます

また、手間暇だけでなくインク代・印刷代・郵送代などの事務コストの削減にも繋がります。
後述しますが、電子化によって「探す手間」も削減されますので業務効率の改善に効果的です。

印紙税の削減

紙の契約書は法律により、契約内容によっては収入印紙を貼ることが義務付けられています。
税額は契約の種別や契約金の大きさによって異なりますが、1件辺り200円からで契約によっては数十万円ということも。
法律で決められており必要なものとはいえ1つ1つの積み重ねによって企業にとっては大きな負担です。

電子契約の場合、契約書は法律で言うところの「課税物件に掲げる文書」ではなくなるので、印紙税が不要となります。
また、紙の契約書では収入印紙を貼るのを忘れてしまった場合に「税の納付を怠った」とみなされ、
納付すべき額の3倍を徴収されてしまいますが、そういったリスクを避けることにもなります。

契約締結までの時間の短縮

契約を紙(書面)で行う場合、契約内容を合意した後に契約書原本を印刷して製本し、押印して送付する。
契約によっては印紙を買いに行く手間や貼るといった場合もありますよね。
その後、取引先に押印してもらい、返送してもらうなど時間がかかります。
また、スムーズに担当者のもとに届かなかったり決裁者が不在の場合には数週間以上かかることも・・・
それによって会社の業績や計画に狂いが生じることもあります。

電子契約であれば、クラウド上でデータを確認し合意したその場で契約締結することが可能です。
電子契約システムによっては、契約合意前の契約書作成をテンプレート等でサポートする機能を備えたものもあり、
クラウド上で「承認作業が今どの段階にあり、誰のマターなのか」というステータスを管理でるため、契約の遅延や漏れも起きにくくなります。

また、インターネット上でのやり取りですので相手に直ぐに届きますしやり取り中の契約書の紛失も防げます。

契約書の保管や管理の業務効率向上

契約書は法律により最低でも7年という長い期間、保存しておくことが義務付けられています。

紙の契約書の場合、原本をファイリングして、キャビネットなどに鍵をかけて保管しておくのが一般的ですが、
保管スペースの問題やレイアウトや量の問題でどこに何があるか分からなくなってしまうといった問題も耳にします。

電子契約の場合、契約書はデータとしてクラウド等にまとめて保管できますので保管方法やスペースに悩むことはありませんし、
高度な暗号処理やセキュアな環境に置いてあれば情報漏洩や紛失のリスクを回避することができます。

また、検索機能を利用すれば必要に応じて目的の契約書を簡単に探すことができます。
既存の書面の契約書についてもスキャンして電子化及び検索対応しておくことで、有効活用が可能になります。

在宅ワーク(リモートワーク)でも会社に行かずに契約関連の業務が可能に。

在宅ワーク中でも契約を進める為に
「会社のハンコを押しに行く」「印刷して製本を行う」「印紙を買いに行く」「過去の契約書を確認する」
といった理由で、 会社に出勤しなければならない方が多くいらっしゃいました。

電子契約であれば、紙の印刷や押印、印紙を貼るといった作業を必要としないため、自宅はもちろん
インターネットの繋がるところであれば作業を行うことが出来ますのでBCP対策としても非常に有効です。

契約の更新の漏れを防ぐ

契約内容によっては契約期間を設けているものも多くありますが、
契約の更新を失念したり切り替えのタイミングを逃すといった人的ミスの可能性も。

電子契約であれば、契約期限の管理も容易になります。
更新期限が近づいたらアラート通知をするよう設定や
ダッシュボード上で可視化して管理を行うといったことやステータス管理等でそういったミスを防げます。

コンプライアンスの強化

電子契約はクラウド上で行っていく為、契約締結までのステータスを管理できるので
契約締結の漏れや契約書の紛失、 解約、更新の漏れといったトラブルを未然に防ぐことができます。

企業にとってコンプライアンス強化は非常に重要であり大きなメリットを享受できると言えます。



5.電子契約を進める上で気を付けること 

電子契約を進めるにあたって注意すべき点を紹介させて頂きます。


・導入教育
 これまでの紙で行う業務から電子化を行うことで社内の業務フローが変わります。
 また、導入にあたって現状を変えたくないといった方も一定数はいらっしゃいますので
 導入にあたっての根回しや周知、徹底については業者の力を借りつつ進めていく必要があります。

・相手方の要望
 相手企業によっては電子契約について消極的な場合もございます。
 電子契約も一般的になりつつありますがそうでない方には理解を得るために、
 電子契約を行うことについてメリットを分かりやすく伝える必要があります。


6.まとめ

電子契約を行うとなった際、どうしてもどちらかの会社のサービスを使用することになるかと思います。

明電商事では電子契約システムの導入をご検討のお客様へ
お悩みや状況に応じたコンサルティングさせていただいた後に貴社に合ったサービスをご案内しております。

ご興味のある方は、お気軽に問い合わせ下さい!

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