ご存知ですか？リモート税務調査について

１．リモート税務調査とは

新型コロナウイルス感染症の感染拡大を契機として対面機会を抑制することを目的に、Web会議システム等を活用したリモートでの調査対応
（以下「リモート調査」といいます。）を行えるようになっています。
狙いとしては、対面による新型コロナウイルスの感染リスクをなくすこととなっていますが、令和３年６月11日に国税庁から出された
「税務行政のデジタル・トランスフォーメーション－ 税務行政の将来像2.0 －」では、将来構想としてあらゆる税務手続が税務署に行かずにできる社会ということが挙げられています。

税務行政のデジタル・トランスフォーメーション－ 税務行政の将来像2.0 －（PDF）

実際の実施方法については、ここ数年で定着した実感のあるリモートワークやリモート会議とは若干異なり完全にリモートというわけではないようですが、
長時間の面談が不要になることや訪問する調査官の人数が少なくて済む等のメリットが双方にあります。

２．リモート税務調査の流れ 

1. 事前準備
   e-TAXにて「リモート調査の実施に関する同意書」を提出
   
   
2. 面談
   オンライン（web会議）で概況聴取
   （質問・回答）等のヒアリングを実施
   
   
3. データの受け渡し
   オンラインストレージ
   
   
   
   

３．「リモート調査の実施に関する同意書」とは 

リモート調査の実施に当たって、インターネット利用のリスクも含め、納税者の理解を得て進めることを前提としています。
その為、「リモート調査の実施に関する同意書」の記載内容に同意と、リモート調査の際に使用するメールアドレスを提供する必要があります。
実際の内容は以下となります。

1．共通事項

・ 国税庁の機器・通信環境は、「政府機関等のサイバーセキュリティ対策のための統一基準」のほか、国税庁独自の対策を実施しており、政府統一基準を踏まえ、適切にセキュリティ対策を講じていること
・ 調査を受ける法人（以下、「調査法人」という。）側の機器・通信環境においても、必要なセキュリティ対策が講じられている必要があること
・ 税務調査においては、機密性の高い情報のやり取りが行われること
・ インターネットを利用した機器・通信環境や外部サービスにおいては、その脆弱性等に起因し、ウイルス感染等の被害が生じるおそれがあること
・ リモート調査は、調査法人の要望も踏まえつつ、効率的な調査の実施に資すると認められる場合など、当局において実施を判断すること
・ 国税庁は、リモート調査の実施に当たり、調査法人の過失等により、調査法人又は第三者が被った被害について、一切の責任を負わないものとすること

2．インターネットメールの利用に関する事項

・ 国税当局においては、実施部署ごとに配付されているリモート調査用メールアドレスを使用し、調査法人１社とのやり取りにしか使用しないこと
・ リモート調査用メールアドレスは、調査法人が登録を希望したメールアドレス（以下「調査法人のメールアドレス」という。）以外のメールアドレスからの送受信はできない仕様となっていること
・ 調査法人のメールアドレスは、原則として１件の登録に限るが、要望があれば最大３件までの登録が可能であること
・ インターネットメールの利用を開始する際は、国税当局から調査法人のメールアドレスにテストメールを送信するとともに、調査法人はその返信を行い、なりすまし防止の観点から、電話による送受信確認を行うこと
・ 国税当局に対する連絡は、インターネットメールを利用して行うことが可能であること
・ 第三者（関与税理士を除く。以下同じ。）の情報を含む内容はインターネットメール本文に記載しないこと
・ インターネットメールにデータ（ファイル）を直接添付しないこと

3．Web会議システムの利用に関する事項

・ 調査法人の担当者とリモートでの面談を行う場合には、原則として、Webexを使用することとし、実施に際しては、リモート調査用メールアドレスを使用し、ログイン用のミーティングリンク（URL）、ミーティング番号及びパスワード等を調査法人のメールアドレス宛に連絡すること
・ Webexの利用に当たって必要となるミーティングリンク（URL）、ミーティング番号及びパスワードを第三者に教えることは禁止すること
・ Webexによる面談を開始する際は、ログインされたメールアドレスが調査法人のメールアドレスであることを確認し、カメラをオンにした上で本人確認（氏名等の確認）を行うこと
・ リモート調査を実施している場合であっても、調査の必要上、国税当局の判断により、臨場及び直接の対面での調査に切り替える場合があること
・ 第三者が調査内容を聴取可能な状態にしないこと
・ 録音、録画及び画面共有機能の利用は禁止すること
・ Webexの利用に当たり発生する通信料は、調査法人側の負担となること

4. オンラインストレージサービスの利用に関する事項

・ データ（ファイル）は、原則として、Prime Driveを利用して受渡しを行うこと（容量制限：1.9GB/回）
・ データ（ファイル）には、パスワードを設定すること
・ 設定したパスワードは、メール以外の別の方法（電話等）により連絡すること
・ 調査法人がPrime Driveにアップロードしたデータ（ファイル）は、国税当局における保存作業が完了次第、当該データ（ファイル）を完全に消去すること

現在のところ原則としてWeb会議システムはWebex、オンラインストレージサービスについてはPrime Driveを利用することが前提となっていますが、こちらについては「原則」と記載されてあることから、
リモート調査がポピュラーになってくれば色々なサービスでの対応が可能になってくるのではと思われます。

４．リモート税務調査を行う為の準備とは

リモート税務調査を行うにあたって準備が必要になりますが、上記のWeb会議システムやオンラインストレージサービスの準備のほかに2024年１月１日から施行される電子帳票保存法への対応も必要です。
また、電子契約についても合わせて取り組むことを明電商事ではお薦めしております。

５．明電商事がお薦めするfreeeサイン 

明電商事では電子帳票保存法と電子契約への対応にfreeeサインをお薦めしています。
電子帳票保存のストレージのみの契約から電子契約の対応まで行えることと、リーズナブルな価格設定と充実した機能がウリとなっています。
簡単にメリットを紹介します。

1. 電子帳票保存が容量無制限で月額5,000円から利用可能
2. 電子サインが無料で行える（他社製品は電子サインを行うごとに課金）
3. ワークフロー等の機能が標準対応
4. salesforce等、他のシステムとの連携も可能
5. 電話サポート等、充実のサポート体制

freeeサイン関連のブログ記事はこちらから。本ブログ記事と併せてぜひお読みください。

６．まとめ

様々な分野で粛々とDX化は進んでいます。
明電商事ではDXへの対応を行うためのサービスを多数取り揃えており、企業様に最も合う「仕組み」をコンサルティングと共に提供しております。
今回のリモート税務調査への対応はもちろんのこと、それ以外のことでも何かお困りのことや検討事項がありましたら、お気軽に問い合わせ下さい！