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2022年1月 電子帳簿保存法改正について対応のポイントをご紹介!

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2022年1月より電子帳簿保存法が改正されますが、対応を進めている企業様から相談を頂くことが多いこともあり、明電商事にも多くの問い合わせを頂いております。
電子帳簿保存法がどう改正されたか、対応に必要なポイントは何かといった内容を紹介させて頂きます。



1.電子帳簿保存法とは? 

電子帳簿保存法とは、
国税関係帳簿書類の保存を紙文書でなく電子データとして保存することを認めた法律になります。

電子データによる書類の保存を容認することで、原本の紙の書類を破棄できるようになります。
それにより、帳簿管理の負担の軽減やペーパーレス化がより推進されることを目的に制定されました。

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
この法律が制定されるまでは会計帳簿や決算書などの書類は紙で保存していました。

また、電子データがあっても紙に印刷して保存していた企業も多かったですが、
紙の書類や手続きを電子化する動きを促進するのが電子帳簿保存法になります。

通信環境やデバイスが進化したこと、ソフトウェアといったテクノロジーの発展に加えて
近年では積極的にDXを推進する企業が増えてきています。
紙で行っていた業務をソフトウェア上で行うようになり、電子データでの管理が増えてきました。

それによりペーパーレス化の推進も進み、紙や印刷によるコストの削減保管スペースの削減
探す手間の削減といった業務改善や環境問題への配慮としても貢献することが期待されています。


電子帳簿保存法は時代のニーズやテクノロジーの進化に合わせて法改正を何度も行っています。

大きな改正としては、2005年にe-文書法の施行によって
スキャナで読み取った電子データ記録の保存が認定(スキャナ保存制度の創設)されました。

2015年にはスキャナ制度が緩和されました。
それまで金額が3万円未満の領収書等しか認められていませんでしたが、
上限金額の規制が廃止となり、さらに電子署名も不要になりました。

2016年にはスキャンした以外に、デジタルカメラやスマートフォン等で
撮影した電子データ(画像)での保存も認められました

そして2020年では、キャッシュレス決済の場合は電子の取引明細でも保存が可能となりました。


電子データを取り巻く環境や法制度は、常にニーズやテクノロジーの進化に合わせてアップデートを行っています

2022年1月施行の改正についても、改正された内容に合わせて取り組むことによって
法への遵守に加えて企業側も対応することによる業務改善を行うことでメリットを享受することができます。



2.2022年1月からの電子帳簿保存法改正 4つのポイント 

では実際に2022年1月から施行予定の改正ではどんな点が変更となっているのかを紹介させて頂きます。

① 承認制度の廃止

3ヵ月前に必要だった事前申請の廃止
電子帳簿保存法に対応した機能を備えている会計システムやスキャナ等が準備できれば、速やかに電子保存が可能。

② タイムスタンプ要件の緩和

スキャニング時の受領者の署名が不要に。
タイムスタンプ付与までの期間も最長2ヶ月以内へと緩和
(今までは最長3日間)
電子データの修正・削除をしたことをログに残せるシステムであればタイムスタンプ自体が不要に。

③ 検索要件の緩和

検索要件が取引年月日、取引金額、取引先のみとなり、簡素化を実現。
国税庁等の要求によって電子データのダウンロードに応じる場合、
範囲指定や項目を組み合わせて設定する機能の確保が不要に。

④ 電子契約の電子データ保存義務化

電子取引データについては書面での保存が容認
令和4年1月1日以降、電子データから書面に出力し保存することが廃止され電子保存が義務化



3.電子データの管理 

電子データでの管理を行う場合には以下の内容を満たすことが義務づけられています。

保存期間

7年(法人税法施行規則第59条)

保存における要件

・ディスプレイ画面に整然とした形式で表示する等の見読性の確保
・取引年月日などの記録事項を一定の条件で指定できる検索機能の確保
 (保存データをダウンロードできる場合を除く)
・システム概要を記載した関係書類の備付け

保存上の措置

※下記のいずれかの方法に沿って措置をすること

・発行者のタイムスタンプが付与された電子データを保存すること
・取引情報の授受後、約2ヵ月以内にタイムスタンプ付与、データ保存担当者を確認できること
・訂正、削除を行った事実、内容を確認することができる  
 システム(または訂正・削除ができない)はその電子データを保存すること
訂正削除防止に関する事務処理規定を整備し、備付けしておくこと


4.不正行為に対するペナルティ 

今回の改正によって要件が大幅に緩和されることで電子データの保存が普及していくと思われますが、
改ざん等の不正が把握された場合は通常課される重加算税の額に10%が加重されます。

また、データの保存について法令要件違反があった場合は、
税法上の保存書類として認められない(災害など一定の場合を除く)とされる罰則規定も設けられました。

その為、今後は不正や不備を防ぐ措置など、内部統制の強化がより一層求められるようになっています。




5.電子帳簿保存法に対応したサービス 

NINJA SIGN

電子契約サービスですがクラウド上に容量無制限の電子書類が保管できます。
電子契約の推進と併せて進めることが可能です。

製品ページは▼より!


楽々DocumentPlus

電子データを保管し、日本語にマッチした検索機能によって電子データの管理を容易にします。
また、ワークフローも搭載していますので複合的に業務改善を行うことが可能です。

製品ページは▼より!



6.まとめ

2022年1月電子帳簿保存法改正によって
「ペーパーレス化」や「業務改善」を劇的に進めていくことが可能となりますが、
不正行為へのペナルティといった慎重に取り組んでいかなければならない部分もあります。

明電商事では今回の改正に対応しているサービスを取り扱っております。
取り組みを進める際は是非ともお声掛け下さい!


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