ペーパーレス化のメリットとは？

１．ペーパーレス化とは 

ペーパーレス化とは、その名前の通りとなりますが
紙の利用を減らしパソコン等で電子化ファイル（電子データ）として閲覧できるようにすることで、
業務効率を改善しようとする取り組みのことになります。

具体的には、これまで紙で行っていた書類をPDFやインターネット上（クラウド上）でやり取りしたり、
書類契約書等の電子データでの保管、Web会議の活用や、
日報や勤怠管理なども電子化・クラウド管理を行なうこともペーパーレス化を実現することと言えます。

２．ペーパーレス化が必要な理由とは 

ペーパーレス化については2000年辺りから政府によって推進されていましたが
2018年の働き方改革やコロナウイルスによる緊急事態宣言の発令によって
企業の取り組みの方が一気に進んできています。

実際に紙を減らすことは、コスト削減や業務効率の向上、セキュリティ強化など様々なメリットが生まれます。

資源の面でも紙の原料となる森林が伐採されるスピードと
森林が再生するスピードは比例していないことから、数年前から森林保護が叫ばれています。
二酸化炭素を酸素に変えてくれる森林が現象していくと、
地球全体の二酸化炭素の量が増えることとなり地球温暖化への影響が懸念されていますし
SDGsの世界的な取り組みもペーパーレス化が必要な理由の一つと言えます。

３．ペーパーレス化のメリット 

① 業務効率の向上

紙で保管していると、書類を探すことになれば保管スペースへ行って多くの棚や段ボール箱の中から探す手間がありました。
ペーパーレス化してPDF等の電子データで保存してあれば、
PCで検索して必要な書類を直ぐに探すことが可能となり大幅な時間短縮が可能です。

また、転記等の諸々の業務の手間も削減することが出来ます。

② コスト削減

紙を印刷することが減るので紙や印刷のコストが削減できます。
また、ペーパーレス化することによって文書の検索が可能となり探す時間等の無駄なコストを削減できます。

③ 保管スペースがいらない（物理スペースの削減）

紙を保管しておくには書庫や倉庫といったスペースが必要です。
また、契約書となると税務上は帳簿書類の保管が7年間と義務付けられているため
スペースの確保も企業が繁栄すればするほど負担になっていきますが、
ペーパーレス化してしまえばクラウド等に保管出来ますので物理スペースがほぼ必要なくなります。

④ セキュリティの強化

紙を保存しておくと紛失・劣化・情報漏洩といった以下のリスクが伴います。

・劣化により文字が判別できない
・破損のリスク（破れる、火災等）
・紛失のリスク
・情報漏洩のリスク
・災害のリスク（地震・洪水等）

ペーペーレス化しておけばこういったリスクを回避できます。

⑤ テレワーク推進

テレワークが広がってきた中、保管したものが紙であれば保管場所に行かざるを得ないですよね。

しかしペーパーレス化してあればクラウド上にあるため、直ぐに確認が可能です。
わざわざ会社や倉庫に行くといった必要もなくなりますのでテレワークの推進に一役買ってくれます。

⑥ 環境保護

紙の消費が削減されて環境保護やCO2削減に貢献できます。

４．ペーパーレス化を進めるうえで気を付けること 

ペーパーレス化を行う上で気を付けるポイントを紹介させて頂きます。

５．ペーパーレス化にピッタリなサービス 

明電商事ではペーパーレス化に効果的なサービスを数多く取り揃えております。
その中でよくご要望をいただく製品を紹介させて頂きます。